Aktenverwaltung

Buchungen in Akte nicht ausgeglichen oder Vorhaltungen vorhanden

Folgendes Szenario: Sie sind in der Aktenverwaltung und wollen eine Akte ablegen. Nachdem sie auf den Button "Akte ablegen" geklickt haben, erscheint folgender Hinweis:

Sie könnten zwar jetzt auf Ja gehen, hätten aber ein ungutes Gefühl dabei. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen die mögliche Ursache nennen.

Wenn Sie diese Meldung erhalten, sollten Sie als Erstes in der Finanzbuchhaltung unter Aktenkonto → Anzeigen / Drucken / Löschen kontrollieren, ob das Konto ausgeglichen ist. Ist das der Fall, müssten Sie darüber hinaus noch klären, ob Vorhaltungen (Fotokopien, Portokosten, Fahrtkosten etc.) zur Akte erfasst sind, jedoch nicht abgerechnet wurden.

Entweder über das Aktenkonto → Anzeigen / Drucken / Löschen unten links auf den Button Vorhaltungen:

... oder im Gebührenprogramm unter Sonstiges / Gebührenvorhaltungen.

Sind dort Vorhaltungen vorhanden, können Sie diese über Aktionen → Löschen (löscht vorab markierte Einträge) oder über Aktionen → Alles löschen (alle Einträge werden gelöscht) entfernen.

Ich möchte eine reaktivierte Akte ablegen, aber mit einer neuen Ablagenummer

Sobald in der RA WIN-Aktenverwaltung eine bereits abgelegte Akte reaktiviert wird, werden die ursprünglichen Ablagenummern und das ursprüngliche Ablagedatum für die erneute Ablage beibehalten. Die erneute Aktenablage kann somit zur ursprünglichen Ablagenummer erfolgen.

Soweit diese "gemerkten" Ablageinformationen jedoch verworfen und eine neue Ablagenummer vergeben werden soll, legen Sie zunächst die Akte mit der ursprünglichen Ablagenummer ab. Anschließend löschen Sie auf der Registerkarte Aktenstamm einfach die Ablagenummer und speichern die Akte. Die Akte wird dadurch reaktiviert und die Akte kann erneut, jetzt mit einer neuen Ablagenummer gespeichert werden.