Postverwaltung
Vorbemerkung
Zur Postverwaltung gelangen Sie aus Microsoft WORD durch das Anwählen des Buttons Postbuch (Ribbon RA WIN Extras) oder aus dem Hauptmenü, über den Menüpunkt Programme oder auf das Symbol gehen.
Mit Hilfe der Postverwaltung ist es Ihnen möglich, ein- und ausgehende Schreiben zu verwalten. Um mit dem Postausgang zu arbeiten, müssen in Microsoft WORD alle Schreiben, die auch in der Postverwaltung erscheinen sollen, zur Akte gespeichert werden. Des Weiteren müssten Sie in den Grundeinstellungen der Wordanbindung erfasst haben, dass mit dem Postbuch gearbeitet wird.
Konfiguration & Einstellungen
Allgemein
In den Allgemeinen Einstellungen können Sie festlegen, ob das Postbuch mit dem Eingang, bzw. Ausgang, gestartet werden soll. Ebenso sollten Sie hier den Anfangsbestand der Portokasse erfassen, damit Ihnen im Postbuch immer direkt der aktuelle Portobestand angezeigt werden kann. Hier entscheiden Sie außerdem, ob das Postbuch an das Journal der Finanzbuchhaltung geknüpft sein soll, damit die Geldbestände dort angepasst werden.
Versandarten
An dieser Stelle können Sie Versandarten, wie z.B. Briefe, persönlich, vertraulich etc. erfassen.
Versandsicherheit
Portoarten
Sie haben die Möglichkeit, sich selbst eigene Portoarten unter Einstellungen/Portoarten anzulegen. Diese können Sie dann beim Briefversand automatisch auswählen.
Wesentliche Funktionen
Postausgang
Starten Sie die Postverwaltung aus dem Hauptmenü.
Mit einem Klick auf Bisherige haben Sie die Möglichkeit, ein Datum zu wählen, ab dem Ihnen zur Akte gespeicherte Briefe angezeigt werden sollen. Im Postausgang werden Ihnen diese nun angezeigt. Sie können sie mit der rechten Maustaste ‚abschicken'. Entweder Sie wählen dazu die Funktion Heutiger Ausgang mit xx € oder die Funktion Ausgang mit neuem Porto.
Bei der Wahl von heutiger Ausgang werden alle markierten Einträge mit dem aktuell eingestellten Portosatz und der Art des Ausgangs eingetragen.
Wenn Sie nicht mit dieser Funktion arbeiten, müssen Sie nun den Portosatz und die Versandart auswählen. Die Auswahl dafür steht Ihnen nun bei heutiger Ausgang zur Verfügung. Es ist möglich, mehrere untereinander stehende Einträge gleichzeitig zu markieren und zu ‚versenden'. Wenn Sie ein nicht gespeichertes Dokument in den Postausgang aufnehmen wollen, können Sie dies über die Schaltfläche Neue Post tun. Geben Sie dazu im erscheinenden Feld Aktennummer, Absender und ggf. eine Notiz ein und klicken Sie auf Ausgang.
Posteingang
Das Postbuch bietet der Kanzlei ebenfalls die Möglichkeit, tägliche Posteingänge manuell oder über einen Scanner zu erfassen.
Im Teil Posteingang können Sie eingehende Briefe vermerken. Klicken Sie dazu auf neue Post, geben Aktennummer und Absender und ggf. eine Notiz ein. Klicken Sie dann auf Eingang. Diese Briefe sind dann in der Akte als Bearbeitungsschritt Schreiben von zu finden. Mit der Schaltfläche Bisherige können Sie sich den alten Postein- und Ausgang ansehen.
Bei Klick auf OK werden alle Ausgänge gespeichert und die Portokosten in die Gebührenvorhaltung übernommen.