Buchhaltung

Restriktionen

Um die einwandfreie Handhabung der Buchhaltung zu gewährleisten, sind im Kontenplan folgende Kontenzuweisungen zwingend einzuhalten. Innerhalb dieser Restriktionen ist die Kontenanlage frei wählbar.

Kontenklasse 0

Die Kontenklasse 0 beinhaltet die Anlage- und Kapitalkonten. In diesen Kontenbereich sind Geschäftsvorfälle zu buchen, die Anlagegegenstände über 410,00 € (bis 31.12.2001: 800,00 DM) netto betreffen.

Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern können üblicherweise nur verteilt auf die Nutzungsdauer steuermindernd geltend gemacht werden. Anschaffungen, die die 410,00 €-Grenze überschreiten, sind entsprechend der amtlichen Abschreibungstabelle auf die Nutzungsdauer zu verteilen. Dies wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) oder Abschreibung bezeichnet.

Anlagewerte (ausgenommen Grundstücke) werden jährlich durch Abschreibungsbeträge gemindert. Sie buchen die jeweilige Abschreibung entweder im Journal als Umbuchung vom Anlagekonto auf das jeweilige Abschreibungskonto (Aufwandskonto) oder aber nutzen die Funktion Buchen in der AfA-Liste.

Von dieser Regelung sind lediglich geringwertige Wirtschaftsgüter (so genannte GWG) ausgenommen. Geringwertige Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Jahr der Anschaffung abgeschrieben werden, soweit die Grenze von 410,00 € nicht überschritten wird (bis 31.12.2001: 800,00 DM).

Zu beachten ist dabei, dass als Bemessungsgrundlage die Nettobeträge zugrunde zu legen sind, sodass Anschaffungen, die weniger als 475,60 € (928,00 DM) incl. Mehrwertsteuer kosten, sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt/abgeschrieben werden können. GWG können daher auch direkt als Aufwand auf die Aufwandskonten gebucht werden.

Voraussetzung für die Sofortabschreibung ist, dass ein GWG selbständig nutzungsfähig ist. Soweit es nur gemeinsam mit anderen Wirtschaftsgütern eingesetzt werden kann, ist dies nicht sofort abzuschreiben. Typische GWG sind z.B. Kleinmöbel, Schreibtischstühle, Bücherschränke, Papierkörbe, Diktiergeräte, Software u. ä..

Kontenklasse 1

Der Kontenklasse 1 werden alle Finanz- und Privatkonten zugeordnet.

Kontenklasse 4

Die Kontenklassen der Konten 4000 bis 4999 enthält die Aufwandskonten.

Kontenklasse 8

In der Kontenklassen 8000 bis 8099 werden die Erlöskonten abgebildet.

Kontenklasse 9 -- Vortragskonten

Die Vortragskonten sind erforderlich, um Jahresendbestände zu erfassen und diese als Jahresanfang vorzutragen, d. h., auf Bestandskonten am Jahresanfang den Endbestand des Vorjahres als Anfangsbestand zu buchen.

Siehe dazu auch „Buchhaltung mit Anfangsbeständen". Die Bestände der Anlage- und Kapitalkonten und der Finanz-, Auslagen- und Fremdgeldkonten sind dann zusätzlich aus den einzelnen Konten ersichtlich.

Kontenklassen

Erst die Einteilung der Konten in Kontenklassen ermöglicht sowohl eine entsprechende Auswertung in der Summen- und Saldenliste als auch entsprechende Zuweisung in der Einnahmen- / Überschussrechnung. Dort werden neben den Summen und Salden der einzelnen Konten die der Kontenklassen als solche aufsummiert.

Verwenden Sie einen der vom Programm in der jeweiligen Konfiguration angebotenen Kontenpläne, werden alle Konten in die vorhandenen Kontenklassen entsprechend der Zuordnung im Kontenplan einsortiert.

Die Zuordnung der Konten in die jeweilige Kontenklasse lässt sich ändern, indem Sie über Menüpunkt FiBu / Konten / Kontenplan die Funktion Kontenklassen aufrufen.

Die Sortierung ist in gleicher Weise wie in der Funktion Konten gruppieren vorzunehmen.

Erstes Buchungsdatum

Der Parameter Erstes Buchungsdatum definiert den erstzulässigen Buchungstag. Eine Buchung in einen Zeitraum vor diesem Datum ist nicht möglich.

Soweit der vorangegangene Abrechnungszeitraum abgeschlossen worden ist und nunmehr vor etwaigen Fehlbuchungen geschützt werden soll, empfiehlt es sich, das erste Buchungsdatum auf den nächstfolgenden Tag einzustellen.

Dieser Parameter ist jedoch nicht nur in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung definierbar, sondern kann auch in der Einnahmen- / Überschussrechnung editiert werden. Soweit eine Einnahmen- / Überschussrechnung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt worden ist, wird nach deren Erstellung das erste zulässige Buchungsdatum in einer separaten Abfrage zum etwaigen Editieren zur Verfügung gestellt.

[Hinweis:] Es wird empfohlen, das erstzulässige Buchungsdatum nicht länger als zwei bis drei Monate zurückliegend einzustellen.

Belegnummernvergabe

Die Buchführung ist nur dann ordnungsgemäß, soweit sie durch korrekt vergebene Belegnummern dokumentiert und nachgewiesen wird. Zudem wird die Organisation der Belegaufbewahrung erleichtert.

Die RA WIN 2000-Buchhaltung verfügt über verschiedene Arten der Belegnummernvergabe.

Belegnummernkreise bieten in der Praxis den Vorteil, die Buchungsbelege unterschiedlicher Buchungstatbestände fortlaufend nummerieren und nach ihrer Art zusammengefasst archivieren zu können (z.B. Ausgangsrechnungen 1997 von Nr. 0001 - 5000). Dazu wird für jede Buchungsart ein frei wählbares Buchungskürzel (z.B. ER für Eingangsrechnung) verwendet. Die Belegnummer setzt sich also immer aus dem Kürzel und der fortlaufenden Nummerierung zusammen und bildet somit einen eindeutigen Belegnummernkreis. Soweit der Einsatz von Belegnummernkreisen erforderlich sein sollte, wenden Sie sich zwecks näherer Informationen über Konfiguration und Einrichtung direkt an uns.

Die Belegnummernvergabe kann manuell oder automatisch erfolgen.

[automatische Vergabe]

Die automatische Belegnummernvergabe erzeugt, abhängig von der Nummer des Finanzkontos sowie des Kontoauszuges, eine fünf- bis neunstellige Belegnummer. Der Belegnummer werden automatisch fortlaufend die letzten beiden Ziffern des Finanzkontos, gefolgt von der Kontoauszugsnummer, Blatt-Nummer und Buchungsposition, zugewiesen.

Soweit dieser Parameter aktiviert ist, können dennoch im Einzelfall Belegnummern manuell vergeben werden.

[manuelle Vergabe]

Die manuelle Vergabe von Belegnummern sollte zumindest einer erkennbaren und nachvollziehbaren Systematik folgen.

Soweit die automatische Belegnummernvergabe deaktiviert ist und manuell die Belegnummer null vergeben wird, werden die Belegnummern automatisch aufsteigend fortgezählt, da die Buchhaltung die jeweils nächste Belegnummer vergibt. In der Konsequenz bedeutet dies, dass bei zwischenzeitlicher automatischer Belegnummernvergabe die fortlaufende Belegnummernsystematik 1, 2, 3, 4, 5... usw. nicht fortgeführt werden könnte. Die Belegnummernautomatik würde dementsprechend eine mindestens fünfstellige Belegnummer, z.B. 200010101 (20 = Finanzkonto 1020, 001 = Kontoauszug Nr. 1, 01 = Blatt Nr. 1, 01 = Buchungsposition Nr. 1 auf diesem Blatt) erzeugen. Wenn nunmehr beim nächsten Buchungsvorgang die Belegnummer „0" manuell vergeben werden sollte, würde durch das Programm als nächstfolgende Belegnummer die Nr. 200010102 ermittelt und automatisch zugewiesen werden.

Passwortprüfung

Soweit in der Buchhaltung Passwörter vergeben worden sind, erfolgt in Abhängigkeit vom eingegebenen Wert eine wiederholte Prüfung, um unberechtigten Zugriff auszuschließen. Als Zeiteinheit sind Minuten zu verwenden.

Vortrag Auslagen- und Fremdgeldkonto

Soweit in der Kanzlei nur [ein] Auslagenkonto 1600 und [ein] Fremdgeldkonto 1700 verwendet wird, kann definiert werden, dass die Jahresendsalden im Rahmen des Jahresabschlusses automatisch durch das Programm vorgetragen werden.

Länge des Buchungstextes

Zur Optimierung der Journalanzeige kann die Zeilenlänge des Buchungstextes eingestellt werden. Die voreingestellte Länge beträgt 35 Zeichen. Der Ausdruck folgt der Anzeige.

Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen

Der aktivierte Parameter Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen ermöglicht Ihnen, Kontoauszüge verschiedener Finanzkonten durch mehrere Mitarbeiter zeitgleich zu verbuchen.

Standardmäßig ist dieser Parameter deaktiviert und sollte nur dann aktiviert werden, wenn in der Kanzlei tatsächlich mehrere Mitarbeiter die verschiedenen Geschäftskonten bearbeiten.

Stapelbuchung mit Nachbereitung

Der Parameter Stapelbuchung mit Nachforderungen erweitert die Funktion Kontoauszüge buchen dahingehend, dass die Buchung vorkontierter / vermerkter Buchungssätze nur dann möglich ist, wenn diese als geprüft gekennzeichnet wurden.

Insbesondere empfiehlt es sich für die Kanzleien, für die eine externe Buchhaltung alle Arbeiten übernimmt, diesen Parameter zu aktivieren.

Dem externen Buchhalter wird so ermöglicht, sämtliche Geschäftsvorfälle zu erfassen und ordnungsgemäß den bekannten Sach- oder Erlöskonten zuzuweisen. Die Verbuchung von Zahlungsein- oder -ausgängen auf Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld (ggf. auch Umbuchungen auf andere Aktenkonten) kann dann durch den Sachbearbeiter selbst oder den jeweils zuständigen Sachbearbeiter erfolgen. Sie geschieht, indem in der Funktion Kontoauszüge buchen die vermerkten Buchungen per Doppelklick aktiviert werden und ggf. die Zuweisung der Aktenkonto-Automatik entsprechend korrigiert wird.

Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass lediglich vermerkte Buchungen sowohl im Aktenkonto als auch im Journal blau dargestellt werden, um diese von endgültig eingebuchten Buchungssätzen zu unterscheiden.

Journalbuchung mit Aktenbezeichnung

Ist dieser Parameter aktiviert, übergibt er bei aktenbezogenen Buchungsvorfällen in den Buchungstext zusätzlich zum gewählten Buchungstext die Aktenbezeichnung.

Löschen erlaubt

Ist dieser Parameter aktiviert, besteht im Aktenkonto die Möglichkeit, Buchungen zu löschen, indem Sie per Klick auf die rechte Maustaste im Kontextmenü Löschen auswählen. Diese Option wirkt sich jedoch nur auf das Aktenkonto, ggf. auch auf die OP-Liste, jedoch nicht auf das Journal oder Forderungskonto aus.

Aktenkonto nie integriert buchen

Ist dieser Parameter aktiviert, verhindert er, dass aus dem Aktenkonto versehentlich integriert in das Journal gebucht wird.

Diese Option ist dann sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter zwar die Aktenkonten bebuchen, jedoch die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung nur durch einen einzelnen Mitarbeiter zu verantworten ist. Das gilt auch, wenn Passwörter in der Buchhaltung verwendet werden und diese von zumindest zwei Mitarbeitern bearbeitet wird.

Diktatzeichen als SB vorschlagen

Grundsätzlich ist es nicht empfehlenswert, diese Option zu aktivieren. Ist dieser Parameter aktiviert, werden sämtliche Umsätze mit entsprechenden Konsequenzen in der Sachbearbeiter- bzw. Sozietätsauswertung auf den buchenden Sachbearbeiter anstatt des Aktensachbearbeiters verbucht.

Fremdgeld immer 1700, Auslagen 1600

Dieser Parameter ist nur zu aktivieren, wenn in der Kanzlei nur [ein] Auslagenkonto 1600 und [ein] Fremdgeldkonto 1700 verwendet werden.

Soweit z.B. ein Fremdgeldkonto 1705, ein Auslagenkonto 1605 sowie ein Erlöskonto 8005 für das Referat Strafrecht eingerichtet worden sind, würden Auslagen oder Fremdgeld nicht auf die gewünschten Konten, sondern zwingend auf die Konten 1600 und 1700 gebucht.

Dieser Parameter wirkt sich in gleicher Weise in der doppelten Buchführung für die Konten 7100 und 7600 aus.

Journal mit Nettoausweis

Ist dieser Parameter aktiviert, erfolgt bei der Anzeige des Journals neben den Bruttowerten und dem Mehrwertsteuersatz auch eine Anzeige der Nettobeträge und der Mehrwertsteuerbeträge.

Journal nur für den aktuellen Buchungstag anzeigen

Die Aktivierung dieses Parameters ist empfehlenswert, wenn Sie in einem weit zurückliegenden Zeitraum in der Finanzbuchhaltung buchen wollen. Sie verhindert, dass Ihnen sämtliche Buchungen ab diesem Zeitraum angezeigt werden. Es wird insoweit auf die Hinweise zum ersten Buchungsdatum verwiesen.

Buchungen nach Eingabefolge anzeigen

Ist dieser Parameter aktiviert, werden im Journal sämtliche Buchungssätze in Reihenfolge ihrer Eingabe angezeigt, sodass insbesondere in Kanzleien, in denen mehrere Mitarbeiter buchen, konkrete Buchungsvorfälle transparenter nachverfolgt werden können.

Stapelbuchungen mit Zielsaldo

Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er eine sinnvolle Kontrolle der vorkontierten Buchungssätze. Wird diese Option verwendet, ist in der Funktion Kontoauszüge buchen gewährleistet, dass der zuvor eingegebene Zielsaldo zwingend erreicht werden muss. Anderenfalls ist das Buchen der zuvor vorkontierten Buchungssätze nicht möglich.

Budgetkontrolle

Die Aktivierung dieses Parameters ist nur sinnvoll, wenn zuvor ein Budgetplan erstellt worden ist.

Ist die Budgetkontrolle aktiviert, werden Sie beim Buchen beim Erreichen (+/- 10% vom Budgetwert) oder Überschreiten des Budgets für das entsprechende Konto gewarnt.

Journal mit Summenzeilen

Wird diese Option verwendet, werden im Journal für die jeweils angesprochenen Sachkonten Summenzeilen unter einzelnen oder einer Gruppe von Buchungssätzen angezeigt.

Nur mit Gesamtsummenzeile

Soweit im Journal nur eine Gesamtsumme gebildet werden soll, ist dieser Parameter zu aktivieren.

Abschreibung Auslagen

Das Sachkonto für die Abschreibung uneinbringlicher Barauslagen ist als Vorschlagswert auf das im Kontenplan für die einfache Buchführung eingerichtete Konto 4995 vorkonfiguriert. Soweit ein anderes Verlustkonto verwendet wird, ist das entsprechende Konto zu definieren.

Umsatzsteuerzahlung im Monat der Ausgabe anzeigen

Dieser standardmäßig aktivierte Parameter wirkt sich nur in der Einnahmen- / Überschussrechnung aus und dient der differenzierten Auswertung des Betriebsergebnisses unter umsatz- oder einkommenssteuerlichen Aspekten.

Ist dieser Parameter aktiviert, wird eine Umsatzsteuerzahlung auf den Vormonat im Zeitraum der tatsächlichen Zahlung ausgewiesen.

Soweit dieser Parameter nicht aktiviert ist, wird die Umsatzsteuerzahlung für den jeweiligen Monat als Ausgabe im entsprechenden Monat fingiert. Das hat zur Folge , dass die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht dem tatsächlichen Geldfluss entspricht, jedoch einkommenssteuerrechtlich betrachtet die zur Berechnung maßgeblichen Ergebnisse auswirft.

Dauerfristverlängerung

Der Parameter Dauerfristverlängerung ist nur dann zu aktivieren, wenn vom Finanzamt eine Dauerfristverlängerung genehmigt worden ist.

Dieser Parameter stellt sicher, dass die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung (Anm.: 1/11 des abzuführenden Umsatzsteuerbetrages des Vorjahres) für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Jahresende ordnungsgemäß berücksichtigt wird. Die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung wird bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung im Monat Dezember berücksichtigt.

Soweit die Kanzlei quartalsweise zur Umsatzsteuer veranlagt wird, würde die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung grundsätzlich Berücksichtigung finden. Eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung ist bei quartalsweiser Veranlagung nicht erforderlich.

Mahnungen - Mahntage

Die voreingestellten Werte für Mahnungen in eigener Sache können beliebig editiert werden. Es ist lediglich zu berücksichtigen, dass sich die Mahnläufe möglichst nicht mit der gesetzten Zahlungsfrist überschneiden.

Warnung bei Verjährung

Ist dieser Parameter aktiviert, wird empfohlen 104 Wochen gemäß § 196 BGB als Verjährungsfrist sowie 4 Wochen als Warnfrist einzutragen. Beim Start der Buchhaltung wird abgeprüft, ob offene Rechnungen vorhanden sind. Besteht die Gefahr der Verjährung, wird ggf. ausdrücklich auf fällige Mahnungen hingewiesen.

[Um diese Funktion sinnvoll nutzen zu können, ist die ordnungsgemäße Führung der OP-Liste zwingend erforderlich]!

Alle Mahnungen drucken

Ist dieser Parameter aktiviert, werden alle fälligen Mahnungen automatisch zum Drucken vorgemerkt. Anderenfalls sind die zu druckenden Mahnungen einzeln auszuwählen.

Erste Rechnungsnummer

Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er insbesondere Bürogemeinschaften mit gemeinsamen Adress- und Aktendaten die Möglichkeit, über separate Buchhaltungspools getrennte fortlaufende Rechnungsnummernkreisläufe zu bedienen. Im jeweiligen Buchhaltungspool für den jeweiligen Pool werden z.B. die Rechnungsnummernkreisläufe dem Bereich 0, 10000 oder 20000 zugewiesen.

Überweisungsträger

In RA WIN 2000 sind bereits etliche Überweisungsvorlagen integriert, sodass lediglich die in der Kanzlei verwendeten Vordrucke einzustellen sind.

Soweit andere Formulare verwendet werden, ist es auch möglich, diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.

Scheckformular

In RA WIN 2000 sind Scheckvordrucke von Quicken und Lexware integriert, Sie brauchen nur die von Ihnen zu verwendenden auszuwählen.

Soweit andere Formulare in der Kanzlei verwendet werden, ist es ggf. möglich diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.

Pfad für die DTAUS-Datei

Mit der RA WIN 2000-Buchhaltung haben Sie die Möglichkeit, Überweisungen von Dateien per DCV (Disketten Clearing Verfahren) an die Bank zu übermitteln.

Der Pfad für die DTAUS-Datei wird aus dem in den Arbeitsplatzparametern eingestellten Datenpfad ermittelt. Soweit ein Verzeichnis DCV nicht existiert, wird dieses erzeugt.

Es kann als Vorschlagswert der Auftraggeber für den Zahlungsverkehr erfasst werden. Soweit mit dem Modul Zahlungsverkehr insbesondere mit DCV gearbeitet wird, empfiehlt es sich jedoch, nur das überwiegend zu bebuchende Bankkonto in der Kanzleiadresse zu erfassen. Soweit zwei Bankkonten erfasst sind, wird bei jedem Zahlungsauftrag abgefragt, welches Konto verwendet werden soll.

Passwörter

In der Regel soll nur bestimmten Benutzern der Zugriff auf sämtliche Funktionen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stehen. Andere sollen gerade keinen Einblick in die Finanzbuchhaltung, insbesondere auf das Journal oder die Einnahmen- / Überschussrechnung, erhalten.

Hierzu sind dem jeweiligen Sachbearbeiter in der Benutzerverwaltung entsprechende Zugangsrechte zuzuweisen. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf die Buchhaltung durch die Vergabe von Passwörtern für den allgemeinen Zugriff, das Journal sowie die Einnahmen- / Überschussrechnung verwalten und bestimmen.

I. Button € - -Umstellungszeile

Im Rahmen der €-Umstellung wurden die Aktenkonten von der Standardwährung DM auf € konvertiert, wobei automatisch ein Buchungssatz für die Umstellung eingefügt wurde. Sollte der Saldo des Aktenkontos auf Grund einer fehlerhaften Umstellungszeile einen falschen Saldo ausweisen, kann hiermit eine neue Umstellungszeile eingefügt werden.

II. Button ZV buchen

Der Button ZV buchen ermöglicht den Funktionsaufruf der Zwangsvollstreckungsfunktion Forderungskonto buchen. Diese Funktion ist deshalb hilfreich, weil insbesondere die Verteilungsautomatik im Aktenkonto einer anderen Mimik folgt als die Verteilung einer Zahlung im Forderungskonto gemäß der §§ 366, 367 BGB. bezüglich Kostenzinsen, Kosten, Hauptforderungszinsen, Hauptforderung. An dieser Stelle wird auf die Dokumentation der Zwangsvollstreckung verwiesen.

III. Button Quittung

Die Funktion Quittung erstellen ermöglicht Ihnen, bei Barzahlungen eine Quittung zu erstellen, sodass sich der Kauf von Quittungsblöcken erübrigt. Hier können Sie wieder auf vorhandene Adressen zugreifen oder aber neue Adressen einfügen. Insoweit ist diese Funktion selbsterklärend.

V. Registerkarte Auslagen, Gebühren, Fremdgeld

Auf diesen Registerkarten können entsprechende Sollstellungen eingebucht werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass das Feld Betrag bereits negativ vorbelegt ist.

Die übrigen Felder entsprechen der Registerkarte Einnahme.

Da über die Registerkarte Gebühren (d. h., Anwalts- oder Notarkosten) im Aktenkonto, eingestellt werden können, sind an dieser Stelle keine integrierten Buchungen möglich, soweit die Finanzbuchhaltung für Ist-Versteuerung (Standard) und nicht für Soll-Versteuerung eingerichtet ist.

Auf der Registerkarte Auslagen kann über den Button Abschreibung zudem ein Betrag in das Aktenkonten eingebucht und zugleich abgeschrieben werden. Der Buchungstext wird zudem automatisch mit dem Zusatz Abschreibung Auslagen versehen.

Auf der Registerkarte Fremdgeld kann zudem die Hebegebühr eingebucht werden. Entweder wird der für die Berechnung der Hebegebühr zugrunde liegende Betrag in das Feld Betrag eingegeben, oder das Feld Betrag bleibt leer. Dann wird die Hebegebühr aus dem aktuellen Fremdgeldsaldo ermittelt.

Sonstige Kosten wie z.B. erstattungs- oder nicht erstattungsfähige Fotokopiekosten, Fahrtkosten, Tagegeld und Spesen sind nicht über das Aktenkonto zu buchen, sondern über die Funktion Vorhaltungen zu erfassen. Diese Positionen stellen typischerweise keinen tatsächlichen direkten Geldfluss dar, sind jedoch in dem Mandat angefallen und können ggf. abgerechnet werden. Die Abrechnung der erfassten Positionen erfolgt über das Gebührenprogramm. Daher wird diesbezüglich auf die Dokumentation des Gebührenprogramms verwiesen.

VI. Registerkarte Umbuchung

Auf der Registerkarte Umbuchung können sowohl Umbuchungen innerhalb einer Akte als auch aktenübergreifend zwischen Auslagen, Gebühren und Fremdgeld vorgenommen werden.

VII. Registerkarte Kostenzinsen

Mit dieser Funktion können Sie Kostenzinsen für ausstehende Zahlungen in die Aktenkonten einbuchen. Es sind das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Zinssatz sowie der zu verzinsende Betrag einzugeben.

VIII. Registerkarte Fremdhonorar

Über die Registerkarte Fremdhonorar können Sie Honorare in das Aktenkonto einbuchen, die Sie (z.B. für Korrespondenzanwälte) bezahlen. Hier sind korrekterweise diejenigen Kosten einzubuchen, die durch die Gebührenteilung den eigenen Honoraranteil reduzieren.

XII. Journal anzeigen

Mit dieser Funktion erstellen Sie auch das Buchungsjournal, das die wesentliche Unterlage Ihrer Buchhaltung bildet.

Abbildung 32 - Journal anzeigen

Sie können alle Buchungen in lückenloser und fortlaufender Eingabereihenfolge ausdrucken. Wollen Sie neben den Bruttobeträgen auch die Netto- und Mehrwertsteuerbeträge angezeigt haben, stellen Sie dies in den Einstellungen der Buchhaltung ein (vgl. Einstellungen / Allgemeine Einstellungen / Registerkarte Journal, Parameter Journal mit Nettoausweis).

Wählen Sie in der Auswahlmaske, falls erforderlich, die gewünschten Parameter aus und klicken Sie danach auf den Button Anzeigen.

Wenn Sie das Journal drucken wollen, klicken Sie nach der Anzeige auf den Button Druck. Sollten Sie eine andere Funktion starten wollen, wählen Sie entsprechend andere Parameter und klicken Sie erneut auf den Button Anzeigen.

XIII. Journal anzeigen - Selektionskriterien

Betrag: Verwenden Sie diese Funktion, um nach einer bestimmten Buchung zu suchen. Achten Sie darauf, dass bei Splittbuchungen nicht der Gesamtbetrag im Journal vermerkt ist.

Text: Diese Funktion bezieht sich auf einen bestimmten Buchungstext, wie z. B. eine Aktennummer. Sollte der gesamte Buchungstext nicht bekannt sein, sollten * als Platzhalter verwendet werden (z.B. Vorschuss), um Buchungssätze mit Vorschusszahlungen im ausgewählten Zeitraum zu ermitteln.

Finanzkonto: Sie geben ein Finanzkonto oder einen Bereich ein. Es werden alle Buchungen ausgegeben, die dieses Finanzkonto oder diese Finanzkonten betreffen.

Abbildung 18 - Umsatzsteuervoranmeldung

Sachkonto: Es werden nur Buchungen ausgegeben, die in dem von Ihnen gewählten Bereich sind. Geben Sie den Bereich wie unter Finanzkonto beschrieben ein.

Belegnummer: Sie dient zur Suche von Buchungen, nach einem bestimmten Kontoauszug oder einem anderen Beleg anhand der Belegnummer.

Sachbearbeiter: Diese Funktion gibt alle Buchungen durch einen bestimmten Sachbearbeiter aus.

Mehrwertsteuer: Hier geben Sie einen MwSt.-Satz ein, um Buchungen mit diesem Mehrwertsteuersatz anzeigen zu lassen. Die Eingabe erfolgt ohne %-Zeichen.

XV. Selektionskriterien

Aus statistischer Sicht haben Umsatzsteuerzahlungen mit den tatsächlichen Aufwendungen jedoch nichts zu tun. Sie sind ein durchlaufender Posten und verfälschen den Nettoüberschuss und die statistischen Werte der Einnahmen-/Überschussrechnung. Zur Berichtigung des Nettoüberschusses geben Sie in der Eingabemaske die Nummer des Sachkontos ein. Der Nettoüberschuss wird dann ohne Umsatzsteuer-Zahlungen ausgegeben.

Datumsbereich:

Geben Sie hier den Zeitraum ein, für den Sie die Einnahmen-/ Überschussrechnung erstellen wollen. Achten Sie darauf, dass der Bereich nur in einem Kalenderjahr liegt.

Geben Sie den 01.01. eines Jahres ein, so haben Sie die Möglichkeit, die Salden zu prüfen und aktualisieren zu lassen. Klicken Sie in diesem Fall auch den Parameter Mit Finanzkontoständen an.

mit Sozietätsauswertung:

Wollen Sie die Einnahmen und Ausgaben nach einzelnen Sozii ausgewiesen haben, klicken Sie die Auswertung nach Sachbearbeiter und die Sozietätsauswertung an. Voraussetzung für eine korrekte Sozietätsauswertung ist die Aufteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Sozii.

mit Aktenstatistik:

Ihnen werden auch die Einnahmen und Ausgaben durchschnittlich per Akte angezeigt, und im Betriebsergebnis erfolgt eine Ausgabe der ausstehenden Auslagen und Gebühren.

Auswertung nach Kontengruppen:

Diese Funktion dient zur Ermittlung des Gewinns. Es wird dabei auch der Eigenverbrauch berücksichtigt. Geben Sie, falls erforderlich, die Daten für die Ermittlung des KFZ-Eigenverbrauches ein.

[Hinweis:]

Die Ermittlung erfolgt nach der Neuregelung ab 1996, wenn zuvor ein KFZ-Preis eingegeben wurde, sonst nach den Eigenverbrauchssätzen zu den Konten. Als Eigenverbrauch für Nutzung werden als erstes monatlich 1% des Bruttolistenpreises bei Erstzulassung angesetzt (§ 6 I 4 EStG). Weiterhin wird die 0,03%-Regelung einbezogen (§ 4 V 6 EStG in Verbindung mit § 9 I 4 EStG).

Beispiel:

Kosten für die Nutzung des KFZ 10000,00 € im Jahr:

Abbildung 19 - Buchungsjahr auswählen

Zur besseren Übersichtlichkeit, wird jeder Teil der Einnahmen-/Überschussrechnung extra dargestellt. Wenn Sie auf Drucken klicken, werden alle Teile, die Daten beinhalten, gedruckt.

Registerkarte Einnahme

Auf der Registerkarte Einnahmen werden typischerweise Zahlungseingänge verbucht. Zuerst ist die Eingabe der Aktennummer erforderlich. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, können Sie selbstverständlich, wie im gesamten Programm, auch die Aktenbezeichnung eingeben. Anschließend drücken Sie die (Enter) Taste, um die zugehörige Aktennummer ermitteln zulassen.

Auf der rechten Seite sind zudem weitere Buttons angeordnet: -Umstellungszeile erneut einbuchen, ZV buchen, Konto abgleichen, Quittung und Ende

Registerkarte Auslagen, Gebühren, Fremdgeld

Auf diesen Registerkarten können entsprechende Sollstellungen eingebucht werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass das Feld Betrag bereits negativ vorbelegt ist.

Die übrigen Felder entsprechen der Registerkarte Einnahme.

Da über die Registerkarte Gebühren (d. h., Anwalts- oder Notarkosten) im Aktenkonto, eingestellt werden können, sind an dieser Stelle keine integrierten Buchungen möglich, soweit die Finanzbuchhaltung für Ist-Versteuerung (Standard) und nicht für Soll-Versteuerung eingerichtet ist.

Auf der Registerkarte Auslagen kann über den Button Abschreibung zudem ein Betrag in das Aktenkonten eingebucht und zugleich abgeschrieben werden. Der Buchungstext wird zudem automatisch mit dem Zusatz Abschreibung Auslagen versehen.

Auf der Registerkarte Fremdgeld kann zudem die Hebegebühr eingebucht werden. Entweder wird der für die Berechnung der Hebegebühr zugrunde liegende Betrag in das Feld Betrag eingegeben, oder das Feld Betrag bleibt leer. Dann wird die Hebegebühr aus dem aktuellen Fremdgeldsaldo ermittelt.

Sonstige Kosten wie z.B. erstattungs- oder nicht erstattungsfähige Fotokopiekosten, Fahrtkosten, Tagegeld und Spesen sind nicht über das Aktenkonto zu buchen, sondern über die Funktion Vorhaltungen zu erfassen. Diese Positionen stellen typischerweise keinen tatsächlichen direkten Geldfluss dar, sind jedoch in dem Mandat angefallen und können ggf. abgerechnet werden. Die Abrechnung der erfassten Positionen erfolgt über das Gebührenprogramm. Daher wird diesbezüglich auf die Dokumentation des Gebührenprogramms verwiesen.

Registerkarte Umbuchung

Auf der Registerkarte Umbuchung können sowohl Umbuchungen innerhalb einer Akte als auch aktenübergreifend zwischen Auslagen, Gebühren und Fremdgeld vorgenommen werden.

Registerkarte Kostenzinsen

Mit dieser Funktion können Sie Kostenzinsen für ausstehende Zahlungen in die Aktenkonten einbuchen. Es sind das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Zinssatz sowie der zu verzinsende Betrag einzugeben.

Registerkarte Fremdhonorar

Über die Registerkarte Fremdhonorar können Sie Honorare in das Aktenkonto einbuchen, die Sie (z.B. für Korrespondenzanwälte) bezahlen. Hier sind korrekterweise diejenigen Kosten einzubuchen, die durch die Gebührenteilung den eigenen Honoraranteil reduzieren.

Uneinbringliche Barauslagen

Soweit in einer Angelegenheit Auslagen angefallen sind, diese integriert sowohl in das Aktenkonto als auch in der Journal eingebucht worden sind und nunmehr nicht mehr ausgeglichen werden können (sog. „uneinbringliche Barauslagen"), können diese abgeschrieben, d. h. als Verlust ins Betriebsergebnis eingestellt werden.

Kontoabgleich

Die Funktion Kontoabgleich ermöglicht einen vereinfachten Ausgleich zwischen Sollstellungen und Auslagen in dem Aktenkonto.

Beispiel:

Ist z.B. ein Fremdgeldguthaben in Höhe von 1000 € vorhanden und es bestehen gleichzeitig Sollstellungen auf Auslagen und Gebühren von z.B. insgesamt 200 €, gleicht die Funktion Kontoabgleich die Sollstellung aus und verringert das Fremdgeldguthaben um 200 €.

Die Umbuchung erfolgt innerhalb einer Buchungszeile.

Soweit die Funktion Integriert Buchen aktiviert ist, erfolgt eine Abfrage, ob diese Umbuchung im Journal auch integriert vorgenommen werden soll. Typischerweise dürfte diese Frage mit Ja beantwortet werden.

Stornierungen

Selbstverständlich können fehlerhaft eingebuchte Geschäftsvorfälle auch storniert werden, indem der zu stornierende Buchungssatz zuerst mit der linken Maustaste markiert wird. Anschließend klicken Sie den Buchungssatz mit der rechten Maustaste an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren aus.

Eine Stornierung in der RA WIN 2000 Buchhaltung wird ebenso dargestellt wie Sie eine stornierte Buchung in einem Kontobuch sehen wurden. Die stornierte Buchung wird in der Buchungsliste lediglich durchgestrichen. Durch diese einfache Art der Darstellung stornierter Buchungen bleibt das Aktenkonto auch bei vielen Buchungssätzen transparent und übersichtlich. Weiterer nicht unerheblicher Vorteil ist, dass hierdurch stornierte Buchungssätze wiederum storniert werden können und somit der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.

Berücksichtigen Sie, dass bei Stornierungen von Sollstellungen, die zugleich in die OP-Liste gebucht wurden, diese auch in der OP-Liste storniert werden können. Es erfolgt automatisch eine Abfrage, ob die Sollstellung auch in der OP-Liste storniert werden soll.

Eine Stornierung von Buchungssätzen, die integriert im Journal gebucht wurden, erfolgt nur im Aktenkonto, jedoch nicht im Journal. Die Stornierung ist ggf. im Journal zusätzlich vorzunehmen.

Buchungen löschen

Im Aktenkonto ist es möglich, Buchungen zu löschen, wenn in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung auf der Registerkarte Aktenkonto der Parameter Löschen erlaubt aktiviert ist.

Vorsorglich wird hier darauf hingewiesen, dass diese das Funktion lediglich im Bereich des Aktenkontos möglich ist, nicht jedoch im Journal, weil nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung lediglich storniert, jedoch keinesfalls gelöscht werden darf. Grundsätzlich wird gerade im Hinblick auf die einfache und transparente RA WIN 2000-Funktion Stornieren empfohlen, auch im Aktenkonto die Funktion Löschen zu deaktivieren.

Komplette Mandatssaldenliste

Die komplette Mandatssaldenliste erstellen Sie, indem sie die Option Liste aller Konten auswählen, die automatisch bei Funktion Aufruf aktiviert ist,. Die Liste wird erzeugt, indem sie den Button OK drücken.

Selektierte Mandatssaldenliste

Die Man datssaldenliste lässt sich selbstverständlich nach unterschiedlichen Kriterien eingrenzen. Dafür bestehen verschiedene Möglichkeiten, wie auf der Abbildung Mandatssaldenliste zu sehen ist.

Auswahlkriterien

Sie können die Mandate sowohl über

eingegrenzt und/oder kombiniert auswerten. Diese Möglichkeiten können noch stärker mittels weiterer Optionen eingegrenzt werden.

Optionen

Im Einzelnen sind dies folgende Optionen:

Parameter

Die weiteren angegebenen Parameter dienen der Ergänzung.

Akten ohne Bewegungen

Die Funktion Akten ohne Bewegungen dient der Vermeidung von „Aktenleichen". Abhängig von den jeweils gewählten Parametern werden Termine, Aktenkonten und erfasste Gebührenvorhaltungen bei der Suche nach unbearbeiteten Akten berücksichtigt.

Anhand folgender Parameter kann die Suche konfiguriert werden.

Rechnungen nach Sachbearbeiter

Die statistische Funktion Rechnungen nach Sachbearbeiter ermöglicht einen Überblick über erwirtschaftete Umsätze der Aktensachbearbeiter für einen definierten Zeitraum. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sich die Auswertung auf die gebuchten Umsätze der Aktenkonten bezieht.

Begriffserläuterungen

Kontoauszüge buchen

Die Funktion Kontoauszüge buchen ermöglicht in einfacher Weise, jegliche auf einem Kontoauszug ausgewiesenen Buchungsvorgänge zu erfassen. Sowohl aktenbezogene als auch allgemeine Buchungsvorgänge können für die jeweiligen Finanzkonten vorkontiert und anschließend verbucht werden.

Die Funktion Kontoauszüge buchen gestattet das Stapelbuchen jeweils eines Finanzkontos. Soweit ein Kontoauszug gebucht wird, ist ein Wechsel in einen Stapel eines anderen Finanzkontos an dem konkreten Arbeitsplatz ausgeschlossen. Ggf. kann an einem anderen Arbeitsplatz ein anderes Finanzkonto gebucht werden, wenn die Funktion Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen aktiviert ist (vgl. Einstellungen der Buchhaltung).

Diese Funktion bietet den Vorteil, Buchungen nach ihrer Erfassung noch einmal kontrollieren und bei Bedarf ändern oder löschen zu können, bevor sie endgültig verbucht werden. Sie können außerdem auch relativ taggenau Zahlungseingänge und/oder --ausgänge in den Akten dokumentieren. Vermerkte/vorkontierte Buchungen werden blau dargestellt, um sie farblich von endgültig gebuchten Buchungssätzen abzuheben.

Sie haben im Idealfall die Möglichkeit, [mit einem einzigen Arbeitsschritt vier verschiedene Buchungsvorgänge gleichzeitig] vorzunehmen:

Berücksichtigen Sie insbesondere, dass mit dieser Funktion vielfältige Buchungsvarianten möglich sind. Ein Zahlungseingang kann in der Akte 1/2003 sowohl als Zahlungseingang im Journal als auch in das Aktenkonto und das Forderungskonto eingebucht werden. Soweit in dieser Akte eine Sollstellung in der OP-Liste eingetragen ist, kann auch diese ausgeglichen werden.

Beachten Sie auch bitte, dass die Aktenkontenautomatik im Verhältnis zur Verteilungsautomatik gemäß §§ 366, 367 BGB im Forderungskonto lediglich auf den Ausgleich von Auslagen, Gebühren und Fremdgeld (in dieser Reihenfolge) ausgerichtet ist. Die Verteilung gemäß §§ 366, 367 BGB hingegen gleicht Kostenzinsen, Kosten, Gebühren, Hauptforderungszinsen und Hauptforderungen (in dieser Reihenfolge) aus, wobei weitere Kriterien berücksichtigt werden. Die für den Schuldner unangenehmste Forderung ist zuerst auszugleichen.

Im Zweifelsfall wird empfohlen, Zahlungseingänge im Forderungskonto selbst zu buchen. Wenn es sich um komplizierte Forderungskonten handelt, in denen z.B. verschiedene Hauptforderungen, mehrere Schuldner, verschiedene Kostenfestsetzungen u. ä. vorhanden sind, ist diese Vorgehensweise am überschaubarsten.

Zusätzlich kann in den Einstellungen der Parameter Stapelbuchung mit Zielsaldo aktiviert werden. Bei Funktionsaufruf wird dann der zu erreichende Zielsaldo abgefragt, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wird der eingegebene Zielsaldo nicht „auf Heller und Pfennig" erreicht, ist das Buchen der vermerkten Buchungssätze nicht möglich.

Die Felder Anfang und Aktuell weisen den jeweils aktuellen Saldo des ausgewählten Finanzkontos aus. Soweit dieser nicht mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmen sollte, führen Sie bitte über Menüpunkt Fibu" / Konten die Funktion Kontensalden prüfen und ergänzen aus, um den Saldo des Finanzkontos zu aktualisieren.

Journal buchen

Über die Funktion Journal buchen lassen sich alle Vorgänge, die die reine Finanzbuchhaltung (also nur das Journal) betreffen, erfassen. Ein Zugriff auf Aktendaten ist hier nicht möglich. Die Funktion bietet über die Registerkarten Einnahme, Ausgabe und Umbuchung alle wesentlichen Funktionen. Sie lässt sich insbesondere auch für Stornobuchungen verwenden.

Die Schaltfläche Rechnung in der Karte Ausgabe ist nur bei eingeschalteter Bilanzierung vorhanden. Sie buchen damit erhaltene Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden (wichtig für die Sollversteuerung). Wenn diese Rechnungen später tatsächlich beglichen werden, nutzen Sie die Funktion FiBu / Buchen / Rechnungen verbuchen. Dabei haben Sie später die Möglichkeit, das korrekte Buchungsdatum und Finanzkonto einzugeben.

Buchungsbetrag: Plus oder Minus

Gelegentlich vorkommende Einnahmen auf ein Aufwandskonto können nicht als Einnahme und Ausgaben auf einem Erlöskonto nicht als Ausgaben gebucht werden. Sie buchen solche Beträge mit einem Minuszeichen. Diese Einschränkung gilt nur für die Kontenklassen 4 und 8. .

Journal

Das Journal dient der Auswertung sämtlicher Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen. Sie muß klar und jederzeit nachprüfbar sein und erfordert deshalb eine chronologische Ordnung. Im Journal, das auch Grundbuch, Tagebuch oder prima Nota genannt wird, sind alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten. Nur so kann jede einzelne Buchung während der Aufbewahrungsfrist schnell zurückverfolgt und mit den entsprechenden Belegen nachgewiesen werden.

Mit dieser Funktion erhalten Sie die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes als Liste oder in Einzelkonten, auf dem Bildschirm oder im Druck.

Die Auswertung lässt sich mit den verfügbaren Auswahlkriterien variabel eingrenzen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Insbesondere können z.B. in den Feldern Sach- und / oder Finanzkonten die Kontenbereiche 1000-1099, 4000-4999, 8000-8020 u. a. ausgewertet werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die ausgegebenen Buchungen nach verschiedenen Merkmalen zu sortieren.

Sollte es erforderlich sein, fehlerhafte Buchungssätze zu entfernen, sind diese zu stornieren und / oder neu einzubuchen oder umzubuchen. Unter Stornieren versteht man die Umkehrbuchung einer bereits erfolgten, aber unrichtigen Buchung.

Markieren Sie die betreffende Buchung im Journal mit der linken Maustaste. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Buchungssatz an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren. Beachten Sie, dass bereits endgültig gebuchte Vorgänge in der Finanzbuchhaltung nicht mehr geändert werden dürfen und die Stornierung dokumentiert wird.

Einnahmen-/Überschussrechnung

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist, im Gegensatz zur Bilanz oder Einnahmen- / Überschussrechnung, die an steuerlichen Gesichtspunkten orientiert ist, stärker auf Ihr betriebswirtschaftliches Interesse ausgerichtet. Der Aufbau einer BWA kann von Ihnen jederzeit für Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst werden.

Mit dieser Funktion führen Sie den Monats-, Quartals- und/oder Jahresabschluss durch oder stellen Sie Zahlen für eine statistische Erhebung zusammen. Alle Salden der Buchhaltung werden mit Monats- und Jahreswerten und mit prozentualer Aufschlüsselung angezeigt und gedruckt. Die Einnahmen-/Überschussrechnung kann maximal für ein Kalenderjahr ausgegeben werden und innerhalb des Kalenderjahres für beliebige Zeiträume

Diese betriebswirtschaftliche Auswertung, die sich an der DATEV-Auswertung orientiert, bietet Ihnen ein Kennzahlensystem, das Sie für Ihre innerbetrieblichen Planungen und Entscheidungen nutzen können.

Der Monatsabschluss kann beliebig oft durchgeführt werden. Haben Sie Nachträge gebucht, muss er mit Umsatzsteuerangaben wiederholt werden. Ggf. ist eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt sind aus steuerlicher Sicht Aufwendungen. Ent-sprechend sind Umsatzsteuereinnahmen Erträge. Das Konto USt.-Zahlg. an FiA wird deshalb in der Kontenklasse 4 angelegt.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die Funktion Umsatzsteuer-Voranmeldung wertet Ihre Finanzbuchhaltung bzgl. vereinnahmter Umsatzsteuer und geleisteter Vorsteuer aus. Sie haben die Möglichkeit, das Umsatzsteuer-Formular auszudrucken, das Sie direkt beim Finanzamt als Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben können.

Beachten Sie, dass die UVA auch bei der Ausgabe auf dem Bildschirm mit Druckvorschau gedruckt werden kann.

Ein Formular zur Dauerfristverlängerung, mit dem Sie die Frist (bei monatlicher Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung) zur Abgabe der Umsatzsteuer-Vorauszahlung um einen Monat verlängern können, ist in der Buchhaltung nicht vorhanden, da hierfür ein formloser Antrag beim Finanzamt genügt.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben, können Sie eine Fristverlängerung für die Abgabe um einen Monat beantragen. Hierzu müssen Sie 1/11 des gesamten Vorauszahlungsbetrages des Vorjahres als Sonderzahlung im Voraus leisten (bis spätestens Februar eines jeden Jahres).

Honorarumsatzliste

Mit Hilfe der Honorarumsatzliste können die erwirtschafteten Umsätze, bezogen auf definierte Zeiträume, Referate und Sachbearbeiter, ausgewertet werden. Die Honorarumsatzliste bezieht sich nur auf Umsätze, die über Aktenkonten ermittelt wurden.

Folgende Parameter können verwendet werden:

Zudem können abhängige Sortierkriterien vergeben werden.

Kontenblätter

Mit der Funktion Kontenblätter können Kontoauszüge für einen definierten Zeitraum gedruckt werden.

Es werden nur Konten ausgegeben, die in dem auszuwertenden Zeitraum bebucht wurden. Soweit auch Konten ausgewiesen werden sollen, die in dem ausgewählten Zeitraum [nicht] bearbeitet wurden, ist der Parameter mit unbebuchten Konten zu aktivieren.

Kontensaldenliste

Die Funktion Kontensaldenliste liefert als Ergebnis für einen definierten Zeitraum Salden und Saldenbewegungen des ausgewählten Kontenbereichs

Geben Sie den Zeitraum und den gewünschten Kontenbereich für die Auswertung ein und drücken Sie den Button OK.

Kontostände tageweise

Mit der Funktion Kontostände tageweise können die Kontostände in einem definierten Zeitraum taggenau kontrolliert werden.

Wählen Sie dazu unter Menüpunkt FiBu / Konten die Funktion Kontenstände tageweise aus und geben das zu kontrollierende Konto, das Datum des Tages, an dem Auszug und Computer übereinstimmten (am besten der 01.01.) sowie den Bestand zu Beginn dieses Tages ein.

Nach Bestätigung werden Ihnen alle Tage, an denen gebucht wurde, mit den entsprechenden Salden angezeigt.

Sollte der Saldo in der Finanzbuchhaltung von dem auf den Kontoauszügen abweichen, kann die Unstimmigkeit mit der Funktion Kontostände tageweise ermittelt werden. Zu vergleichen sind die Tagessalden mit den Kontoauszügen, um die letzte Übereinstimmung zu ermitteln. Anschließend sollte das Journal auf fehlerhafte Buchungen überprüft und ggf. korrigiert werden.

Sind die Werte korrekt, aber die Kontostände beim Buchen falsch, nutzen Sie die Funktion Kontostände prüfen und ergänzen im Menü FiBu / Konten.

Kontensalden prüfen und ergänzen

Diese Funktion dient lediglich der Neuberechnung der Salden sämtlicher Konten. Auf Grundlage der Jahresanfangssalden wird der jeweils aktuelle Saldo ermittelt.

Konten einrichten

Um den Kontenplan an die aktuelle Anforderungen und Bedürfnissen der Kanzlei anzupassen, ist es ggf. erforderlich, vorhandene Konten zu editieren und/oder neue Konten anzulegen.

Konten gruppieren

Nach der Einrichtung des Kontenplans ist es erforderlich, die Konten für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) entsprechend zu gruppieren.

Sollten ein Konto versehentlich der falschen Kategorie zugewiesen worden sein, kann dies selbstverständlich korrigiert werden. Markieren Sie das falsch zugewiesene Konto und drücken Sie auf der Tastatur die Taste (Entf) Das ausgewählte Konto wird dann wieder in der Liste der zu gruppierenden Konten aufgeführt.

Kontenklassen - Gruppierung der Betriebseinnahmen / -ausgaben

Die Gruppierung der detaillierten BWA lässt sich in der Buchhaltung über Menüpunkt FiBu -- Konten / Kontenplan mit der Funktion Kontenklassen beeinflussen.

Die Gruppierung der Kontenklassen erfolgt ebenso wie die Gruppierung der Konten. Es wird insoweit auf die Funktion Konten gruppieren verwiesen.

Buchhaltungsgrafik

Mit dieser Funktion erstellen Sie ein Diagramm, das Aufwendungen und Erträge in monatlichen Einheiten für ein ganzes Jahr grafisch ausgibt. Diese Grafik können Sie sich auf dem Bildschirm anzeigen lassen oder auch ausdrucken. Erlöse und Aufwendungen werden als Bruttobeträge ausgegeben.

Sozietätsanteile für Konten

Sozietätsanteile können ebenso wie auf Akten auch auf Konten aufgeteilt werden. Geben Sie die Kontonummer des gewünschten Kontos ein und weisen Sie dem jeweiligen Sachbearbeiter einen prozentualen Anteil an den Aufwandskonten zu.

Anlage eines Wirtschaftsgutes

Sonderabschreibungen

Nach Auswahl der Art der Sonderabschreibung geben Sie das Jahr ein, in dem sie erfolgen soll.

AfA-Liste anzeigen

Sie haben die Möglichkeit, sich die AfA-Liste als Karteiform, als berechnete AfA-Liste und in der Übersicht anzeigen zu lassen.

Anzeigen/Drucken

Mit der Funktion OP-Liste anzeigen / drucken können Sie sich offene Rechnungen anzeigen lassen und bearbeiten.

Die OP-Liste kann für definierte Zeiträume ausgegeben werden. Die Ausgabe der OP-Liste kann mit oder ohne Aktenbezeichnung, Empfängeradressen sowie bezahlte Rechnungen erfolgen.

Die verfügbaren Auswahlkriterien grenzen die OP-Liste zudem ein, um konkrete Rechnungen zu suchen. Berücksichtigen Sie bei der Suche, dass ggf. * als Platzhalter verwendet werden sollten.

Einträge ändern

Monats- und Quartals-Statistik

Diese Funktionen dienen der statistischen Auswertung des Mahnwesens, um der Kanzlei einen Überblick über Außenstände, sortiert nach Mahnstufen, zu geben. Die Auswertung der gesamten Außenstände kann tabellarisch oder grafisch erfolgen.

Die Parameter für den Mahnlauf sind im Einzelnen:

Das Programm Zahlungsverkehr kann

Mehr über das DC-Verfahren erfahren Sie aus einer Informationsbroschüre, die Ihnen Ihr Geldinstitut sicher gerne zur Verfügung stellt.

Voraussetzungen

Kommunikationsgerät, z.B. Modem DBT-03, ISDN-S0-Controller,

BTX-Zugangsberechtigung,

Software für den Zahlungsverkehr mit BTX.

Überweisungsträger erfassen

Mit dieser Funktion erstellen Sie Überweisungsformulare. Auf dem Bildschirm wird Ihnen ein solches Formular angezeigt, das Sie ausfüllen können.

Sie können nun das Formular drucken oder speichern. Beachten Sie bitte, dass es unterschiedliche Formulare gibt. In den Einstellungen / Allgemeine Einstellungen können Sie „Ihre" Formulare auswählen.

Überweisungsträger drucken

Nach Aufruf dieser Funktion sehen Sie eine Auswahlmaske, in der Sie die zu druckenden Überweisungen auswählen können. Beachten Sie bitte, dass es unterschiedliche Formulare gibt. In den Einstellungen / Allgemeine Einstellungen können Sie diese Formulare auswählen.

Diskette erstellen

Vor Bestätigung der Eingaben durch klicken von OK sollten Sie diese noch einmal überprüfen. Nach Bestätigung wird die Überweisung in der Zahlungsdatei gespeichert. Alle Überweisungen werden in der Zahlungsdatei unter einer laufenden Nummer gespeichert.

Textschlüssel des DC-Verfahren (DCV)

*J - steht für die Endziffer des Jahres der Leistung

Buchungen bearbeiten

Einträge in der Zahlungsdatei kann man über die Programmfunktionen DCV Vorschau bearbeiten.

Es können alle Einträge der Buchungsliste bearbeitet werden. Man klickt einfach doppelt auf den entsprechenden Vorgang. Es erscheint wieder die ursprüngliche Eingabemaske, in der Sie die Einträge bearbeiten können.

DCV Vorschau

Mit Hilfe der Programmfunktion DCV Vorschau können die bereits gespeicherten DCV-Buchungen nochmals überprüft werden.

Geben Sie dazu den Zeitraum und eventuelle Selektionsbuchstaben ein und entscheiden Sie, ob Sie Gutschriften oder Lastschriften angezeigt haben wollen.

Export

Sie exportieren nach MS Money oder Quicken, indem Sie die Funktion BTX Export / Import im Menü Zahlungsverkehr aufrufen.

Ihnen werden nun alle vorhandenen Überweisungen oder Einzüge angezeigt. Sind diese in Ordnung, klicken Sie auf Export. Sie werden nun aufgefordert, einen Dateinamen einzugeben. Die Datei befindet sich standardmäßig im Verzeichnis \ra2000. Nach dem Export wählen Sie entweder Money oder Quicken und dort die entsprechenden Importfunktionen, bearbeiten die Buchungen nach und stellen dann die Verbindung zu Ihrer Bank her.

Import

Importieren Sie aus Money oder Quicken die entsprechenden Konten mit den dort vorhandenen Funktionen. Achten Sie darauf, dass das Format QIF benutzt wird.

Wählen Sie in der RA WIN 2000 Buchhaltung die Funktion BTX Export / Import im Menü Zahlungsverkehr. Klicken Sie auf Import und wählen Sie die Datei aus, die Sie importieren wollen. Sind Namenszuordnungen nicht möglich, werden Ihnen diese angezeigt, und Sie müssen die entsprechende Adresse auswählen oder, falls nicht vorhanden, erfassen. Für die Erfassung ist eine Kurzerfassung möglich.

Lässt sich ein Konto nicht zuordnen, öffnet sich ein Fenster, in dem das nicht vorhandene (Money oder Q­ui­cken) Konto und eine Auswahlliste mit den RA WIN 2000 Konten angezeigt wird. Wählen Sie daraus das entsprechende Konto aus. Dieses wird automatisch in einer Liste gespeichert und steht Ihnen später immer wieder zur Verfügung.

Sind alle Buchungen eingelesen, haben Sie die Möglichkeit, den Zeitraum zu bestimmen, für den diese Buchungen im Journal verbucht werden sollen. (Eine Speicherung in der Zahlungsdatei ist in Vorbereitung).

[Beachten Sie bitte, dass die Mehrwertsteuer aus dem Kontenplan entnommen wird!]

Sollen einzelne Buchungen nicht verbucht werden, löschen Sie diese einfach, indem Sie den Cursor in der ersten Spalte der Tabelle platzieren und dann die gesamte Zeile markieren (Klick auf das graue Feld vor der ersten Spalte). Danach drücken Sie auf (Entf)

Wollen Sie die noch vorhandenen Einträge im Journal verbuchen, geben Sie Finanzkonto ein und klicken Sie auf Buchen.

Beachten Sie, dass in Money oder Quicken teilweise das gesamte Konto exportiert wird. Damit keine doppelten Buchungen in das Journal übernommen werden, haben Sie die Möglichkeit, nach dem Einlesen den Zeitraum zu bestimmen, aus dem die Buchungen angezeigt und übernommen werden sollen.

Lohnbuchhaltungsdaten speichern

Um die Daten für RA WIN 2000 zu speichern, wählen Sie in der Lohnbuchhaltung den Befehl Datei / Exportieren / Buchungsliste\... .Suchen Sie sich dann den Zeitraum aus und klicken Sie auf Drucken. Geben Sie dann ein Verzeichnis an, in dem die Daten gespeichert werden sollen (Empfohlen: \RA2000) und klicken dann auf Speichern. Die Daten sind nun für den Import bereitgestellt. Beachten Sie, dass der Dateiname Buchungs.lex beibehalten wird.

Lohnbuchhaltungskonten bearbeiten

Wenn Sie an den RA WIN 2000-Lohnkonten (41xx) nichts geändert haben, können Sie eine von uns vorgefertigte Lexware Kontendatei benutzen.

Dazu müssen Sie aus dem Verzeichnis \RA2000\Org die Datei lg_lart.btw in das Lohn und Gehaltsverzeichnis (\Loge32\Daten) kopieren. Dabei werden eventuell angelegte Lexware-Konten überschrieben.

Weitere Änderungen an den Konten können Sie in der Lohnbuchhaltung unter Verwaltung\Kontenverwaltung vornehmen. Klicken Sie dazu in der Maske Allgemeine Angaben Seite 1 von 2 auf Weiter und geben dann die entsprechenden RA WIN 2000 Kontonummern ein. Danach klicken Sie auf Speichern.