Finanzbuchhaltung

Restriktionen

Um die einwandfreie Handhabung der Buchhaltung zu gewährleisten, sind im Kontenplan folgende Kontenzuweisungen zwingend einzuhalten. Innerhalb dieser Restriktionen ist die Kontenanlage frei wählbar.

+-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 0 -  999 | Anlage- und Bestandskonten | +=================+=================+==================================+ | Konto | 1000 -- 1099 | Finanzkonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 1300 -- 1399 | Umbuchungskonten | | | | | | | | (Es ist zu berücksichtigen, dass | | | | das Konto 1300 zwingend als | | | | internes Umbuchungskonto benutzt | | | | wird.) | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 1600 -- 1699 | Auslagekonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 1700 -- 1799 | Fremdgeldkonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 2000 -- 3999 | reservierte Konten | | | | | | | | (diese Konten sind nicht zu | | | | benutzen!) | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 4000 | 100% Vorsteuer (aus | | | | Anlagegütern) | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 4000 -- 4999 | Aufwandskonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 5000 -- 7999 | reservierte Konten | | | | | | | | (diese Konten sind nicht zu | | | | benutzen!) | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 8000 | 100% Umsatzsteuererlöse | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 8001 -- 8099 | Erlöskonten (Referatskonten) | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 8100 -- 8199 | Zinseinnahmekonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 8200 -- 8999 | weitere Erlöskonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+ | Konto | 9000 - 9999 | Vortragskonten | +-----------------+-----------------+----------------------------------+

Abbildung 1 - Hauptprogramm Buchhaltung

Immaterielle Vermögensgegenstände

Zu den Immateriellen Vermögensgegenständen zählen u.a. Patent- und Markenrechte sowie Software, die oberhalb des Wertes für GWG liegt.

Konto Immaterielle Vermögensgegenstände 0011

Konto EDV-Software 0027

: Abbildung 4 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Journal

Sachanlagen

Zu den Sachanlagen zählen alle Güter, die für die Errichtung und Betrieb der Kanzlei erforderlich sind.

Konto Sachanlage

0050 Grundstücke

0200 Technische Anlagen und Maschinen

0320 Pkw-Anschaffung

0400 Geschäftsausstattung

0420 Büroeinrichtung Möbel

0425 Büroeinrichtung Maschinen

0450 Einbauten

Abbildung 5 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Offene Posten

Finanzanlagen

0550 Darlehen an Angestellten

0630 Darlehen von Kreditinstitut

: Abbildung 6 - Allgemeine Einstellungen - Registerkarte Zahlungsverkehr

Beispiel:

Die Auszahlung eines Darlehens der Kanzlei an einen Angestellten ist eine Ausgabe und ist über das Sachkonto 0550 zu buchen.

Die Auszahlung des Darlehens vom Kreditinstitut an die Kanzlei stellt hingegen eine Einnahme dar und ist über das Sachkonto 0630 zu buchen.

Umgekehrt sind Tilgungen des Arbeitnehmers Einnahmen auf dem Sachkonto 0550 und Tilgungen der Kanzlei Ausgaben auf dem Sachkonto 0630.

Rechnungsabgrenzungsposten

Konto Aktive Rechnungsabgrenzung 0980

Konto Passive Rechnungsabgrenzung 0990

: Abbildung 7 - Auswahlliste der von RA WIN 2000 angebotenen Buchungstexte

Bei der Einnahmen-/ Überschussrechnung werden Betriebseinnahmen und -ausgaben entsprechend des tatsächlichen Zahlungsflusses, d. h. z.B., des Datums des Kontoauszuges, gebucht. Sie werden nicht dem Jahr zugeordnet, dem sie wirtschaftlich zugehören.

Eine feste Zuordnung besteht für regelmäßig wiederkehrende und in ihrer Höhe feststehende Betriebseinnahmen und -ausgaben, die kurz vor Beginn oder kurz nach Beendigung des Kalenderjahres (maximal 10 Tage), zu dem sie wirtschaftlich gehören, zu- oder abgegangen sind.

1. [Beispiel:]

2. Erfolgt der Zahlungsausgang der Januarmiete für die Büroräume bereits Ende Dezember, so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Büromiete, sondern auf das Konto 0980. Von dort buchen Sie den Betrag im neuen Jahr auf das Konto Büromiete um.

3. Erfolgt der Zahlungseingang der Januarmiete für einen vermieteten Büroraum bereits Ende Dezember, so gehört diese Buchung nicht auf das Konto Mieterträge, sondern auf das Konto 0990. Von dort buchen Sie den Betrag im neuen Jahr auf das Konto Mieterträge um.

Kassenbestand, Gerichtskosten-Freistempler, Bankguthaben

Finanzkonten sind im Kontenbereich zwischen 1000 und 1099 anzulegen. Es können bis zu einhundert Finanzkonten angelegt und verwendet werden.

Das Sammelgegenkonto 1300 darf aus dem Kontenplan nicht entfernt werden. Es wird bei Umbuchungen automatisch angesprochen, um die Buchhaltung transparent und übersichtlich zu halten. Das Sammelgegenkonto kann wie ein Finanzkonto behandelt werden.

4. [Beispiel:]

5. Wird im Aktenkonto eine integrierte Umbuchung von Fremdgeld auf Auslagen vorgenommen, so werden zwei Buchungssätze erzeugt: eine Zahlung vom Sachkonto Fremdgeld auf das Sammelgegenkonto sowie eine Zahlung vom Sammelgegenkonto auf das Sachkonto Auslagen.

Sonstige Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten

1399 Dubiose Zahlungsvorgänge

: Abbildung 9 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Auslagen

Das Konto 1399 - dubiose Zahlungsvorgänge -wird als Zwischenkonto für Zahlungsvorgänge verwendet, wenn Zahlungsein- oder --ausgänge (z.B. Irrläufer der Bank oder von anderen Absendern) nicht sofort ordnungsgemäß einem Aufwands- oder Erlöskonto zugeordnet werden können.

Auslagen und Fremdgeld

1600 Auslagen

1601 Auslagen

1700 Fremdgeld

1701 Fremdgeld

Abbildung 10 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Umbuchung

Im Kontenrahmen sind in den Standardkonfigurationen der Kontenbereich 1600 - 1699 für Auslagen und 1700 - 1799 für Fremdgeld vorgesehen.

Die Konten 1600 und 1700 werden bei einem Auslagen- oder Fremdgeldvorgang automatisch bebucht.

Es können jedoch weitere Auslagen- und Fremdgeldkonten wie z.B. für Großmandate, Bürogemeinschaften oder auch für Anderkonten eingerichtet werden.

Eine besondere Buchungshilfe ergibt sich durch die Funktion Auslagen- / Fremdgeldkonten zuordnen, mit der Sie Auslagen und Fremdgeldkonten bestimmten Referaten oder Sachbearbeitern zuordnen und damit auf diesen Konten ebenfalls automatisch buchen können.

Privatkonten

Die Privatkonten richten Sie sich am besten nach Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen ein. Es steht der Kontenbereich von 1800-1999 zur Verfügung.

1800 Privatentnahmen

1801 Privatsteuer

1803 Private Sonderausgaben

1809 Privateinlagen

Abbildung 11 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Kostenzinsen

Vorsteuer / Umsatzsteuer

4000 100% Vorsteuer

4040 USt.-Nachzahlung an Finanzamt

4050 USt.-Zahlung an Finanzamt oder Rückerstattung

Abbildung 12 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Fremdhonorar

Ein Ausnahmefall ist die Buchung von Anlagegütern, da in der Kontenklasse 0 keine Bruttobeträge gebucht werden können. Deshalb buchen Sie zuerst den Nettobetrag des Anlagegutes auf dem Anlagekonto und dann in einer zweiten Buchung den Mehrwertsteuerbetrag auf das Konto 4000.

Bei allen Buchungen in der Kontenklasse 4 geben Sie Bruttobeträge ein. Das Programm errechnet die Vorsteuer im Hintergrund und weist sie in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und in den Listen und Konten als Gesamtbetrag aus.

Eine Vorsteuerrückerstattung ist nicht über das Konto 4000, sondern als Einnahme auf das Konto 4050 zu buchen.

Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind ebenfalls über das Konto 4050 zu buchen.

Personalaufwendungen

4120 Gehälter

4121 Lohnsteuer

4122 Gehälter jur. Mitarbeiter

4125 Ehegattengehalt

4130 Sozialversicherung

4135 Kirchensteuer

4138 BG

4140 freiwillige Soziale Aufwendungen

4170 Vermögenswirksame Leistungen (VWL)

4175 Fahrkostenerstattung

4190 Aushilfen

Abbildung 13 - Kontoauszüge buchen

Der Kontobereich für Personalaufwendungen im DATEV-Kontenrahmen stellt den Kontenbereich von 4100 - 4199 zur Verfügung.

Sonstige betriebliche Aufwendungen und Abschreibungen

Sämtliche Aufwandskonten können auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse der Kanzlei hin zugeschnitten werden.

4210 Büromiete

4215 Parkplatzmiete

4230 Heizung

4240 Gas, Wasser, Strom

4250 Reinigung

4260 sonstige Raumkosten

4360 Versicherungen

4380 Beiträge

4390 Lehrgänge

4510 KFZ-Steuer/Versicherung

4520 KFZ-Leasing

4640 Repräsentationskosten

4650 Bewirtungskosten

4660 Reisekosten AN

4670 Reisekosten RA

4690 Fortbildungskosten

4800 Reparaturen / Instandhaltung

4820 Abschreibung Software

4830 Abschreibung Büroeinrichtung

4835 Abschreibung KFZ

4836 Abschreibung KFZ zur Berechnung EV

4855 Abschreibung GWG

4880 Abschreibung Auslagen

4910 Porto

4920 Telefon

4921 Telefax

4930 Büromaterial

4940 Fachliteratur / Bücher

4950 Steuerberaterkosten

4955 EDV-Kosten

4970 Nebenkosten Geldverkehr

4980 Betriebsbedarf

Abbildung 14 - Journal buchen - Registerkarte Einnahme

Umsatzsteuer

Auf das Konto 8000 buchen Sie nur in Ausnahmefällen. Ein Ausnahmefall ist z.B. die Buchung nachversteuerter Vorschüsse aufgrund einer Mehrwertsteuererhöhung.

Bei allen Buchungen in der Kontenklasse 8 geben Sie die Bruttobeträge an. Das Programm errechnet automatisch den Mehrwertsteuerbetrag.

Eine Umsatzsteuerrückerstattung buchen Sie nicht etwa als Einnahme auf das Konto 8000, sondern als Einnahme auf das Aufwandskonto 4050, d. h, Sie behandeln die Umsatzsteuerrückerstattung richtigerweise als Reduzierung Ihrer Aufwandkosten.

Umsatzerlöse

8001 Sonstige Einnahmen

8002 Familiensachen

8003 Mietsachen

8004 Verkehrsunfallsachen

8005 Arbeitsrecht

8006 Zivilsachen

8007 Strafsachen

8008 Sozialgericht

8009 Notariat

8080 Einnahmen aus Nebentätigkeiten

8100 Zinserträge

8800 Erlöse aus Anlageverkäufen

8900 Eigenverbrauch

Abbildung 16 - Einnahmen- / Überschussrechnung

Welche Erlöskonten einzurichten sind, ergibt sich aus konkreten Anforderungen und Bedürfnissen der Kanzlei.

Auf dem Konto 8080 sind typischerweise Einkünfte aus Nebentätigkeiten, wie z.B. Vorträge, Repetitorien etc. zu erfassen.

Auf das Konto 8100 sollten Zinserträge aus dem Anlagevermögen gebucht werden. Geringfügige Zinserträge aus monatlichen oder quartalsweisen Kontoabschlüssen können als Einnahme auf das Aufwandskonto 4970 gebucht werden.

Über das Konto 8800 sind Erlöse zu erfassen, die aus dem Verkauf oder durch das In Zahlung Geben von langlebigen oder geringwertigen Wirtschaftsgütern erzielt werden. Diese Einnahmen sind immer umsatzsteuerpflichtig.

Das Konto 8900 wird für die Erfassung des sog. Eigenverbrauchs verwendet, d.h., die Entnahme, Verwendung und Nutzung von Gegenständen und Leistungen der Kanzlei für private Zwecke.

Erstes Buchungsdatum

Der Parameter Erstes Buchungsdatum definiert den erstzulässigen Buchungstag. Eine Buchung in einen Zeitraum vor diesem Datum ist nicht möglich.

Soweit der vorangegangene Abrechnungszeitraum abgeschlossen worden ist und nunmehr vor etwaigen Fehlbuchungen geschützt werden soll, empfiehlt es sich, das erste Buchungsdatum auf den nächstfolgenden Tag einzustellen.

Dieser Parameter ist jedoch nicht nur in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung definierbar, sondern kann auch in der Einnahmen- / Überschussrechnung editiert werden. Soweit eine Einnahmen- / Überschussrechnung mit Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellt worden ist, wird nach deren Erstellung das erste zulässige Buchungsdatum in einer separaten Abfrage zum etwaigen Editieren zur Verfügung gestellt.

[Hinweis:] Es wird empfohlen, das erstzulässige Buchungsdatum nicht länger als zwei bis drei Monate zurückliegend einzustellen.

Belegnummernvergabe

Die Buchführung ist nur dann ordnungsgemäß, soweit sie durch korrekt vergebene Belegnummern dokumentiert und nachgewiesen wird. Zudem wird die Organisation der Belegaufbewahrung erleichtert.

Die RA WIN 2000-Buchhaltung verfügt über verschiedene Arten der Belegnummernvergabe.

Belegnummernkreise bieten in der Praxis den Vorteil, die Buchungsbelege unterschiedlicher Buchungstatbestände fortlaufend nummerieren und nach ihrer Art zusammengefasst archivieren zu können (z.B. Ausgangsrechnungen 1997 von Nr. 0001 - 5000). Dazu wird für jede Buchungsart ein frei wählbares Buchungskürzel (z.B. ER für Eingangsrechnung) verwendet. Die Belegnummer setzt sich also immer aus dem Kürzel und der fortlaufenden Nummerierung zusammen und bildet somit einen eindeutigen Belegnummernkreis. Soweit der Einsatz von Belegnummernkreisen erforderlich sein sollte, wenden Sie sich zwecks näherer Informationen über Konfiguration und Einrichtung direkt an uns.

Die Belegnummernvergabe kann manuell oder automatisch erfolgen.

[automatische Vergabe]

Die automatische Belegnummernvergabe erzeugt, abhängig von der Nummer des Finanzkontos sowie des Kontoauszuges, eine fünf- bis neunstellige Belegnummer. Der Belegnummer werden automatisch fortlaufend die letzten beiden Ziffern des Finanzkontos, gefolgt von der Kontoauszugsnummer, Blatt-Nummer und Buchungsposition, zugewiesen.

Soweit dieser Parameter aktiviert ist, können dennoch im Einzelfall Belegnummern manuell vergeben werden.

[manuelle Vergabe]

Die manuelle Vergabe von Belegnummern sollte zumindest einer erkennbaren und nachvollziehbaren Systematik folgen.

Soweit die automatische Belegnummernvergabe deaktiviert ist und manuell die Belegnummer null vergeben wird, werden die Belegnummern automatisch aufsteigend fortgezählt, da die Buchhaltung die jeweils nächste Belegnummer vergibt. In der Konsequenz bedeutet dies, dass bei zwischenzeitlicher automatischer Belegnummernvergabe die fortlaufende Belegnummernsystematik 1, 2, 3, 4, 5... usw. nicht fortgeführt werden könnte. Die Belegnummernautomatik würde dementsprechend eine mindestens fünfstellige Belegnummer, z.B. 200010101 (20 = Finanzkonto 1020, 001 = Kontoauszug Nr. 1, 01 = Blatt Nr. 1, 01 = Buchungsposition Nr. 1 auf diesem Blatt) erzeugen. Wenn nunmehr beim nächsten Buchungsvorgang die Belegnummer „0" manuell vergeben werden sollte, würde durch das Programm als nächstfolgende Belegnummer die Nr. 200010102 ermittelt und automatisch zugewiesen werden.

Passwortprüfung

Soweit in der Buchhaltung Passwörter vergeben worden sind, erfolgt in Abhängigkeit vom eingegebenen Wert eine wiederholte Prüfung, um unberechtigten Zugriff auszuschließen. Als Zeiteinheit sind Minuten zu verwenden.

Vortrag Auslagen- und Fremdgeldkonto

Soweit in der Kanzlei nur [ein] Auslagenkonto 1600 und [ein] Fremdgeldkonto 1700 verwendet wird, kann definiert werden, dass die Jahresendsalden im Rahmen des Jahresabschlusses automatisch durch das Programm vorgetragen werden.

Länge des Buchungstextes

Zur Optimierung der Journalanzeige kann die Zeilenlänge des Buchungstextes eingestellt werden. Die voreingestellte Länge beträgt 35 Zeichen. Der Ausdruck folgt der Anzeige.

Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen

Der aktivierte Parameter Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen ermöglicht Ihnen, Kontoauszüge verschiedener Finanzkonten durch mehrere Mitarbeiter zeitgleich zu verbuchen.

Standardmäßig ist dieser Parameter deaktiviert und sollte nur dann aktiviert werden, wenn in der Kanzlei tatsächlich mehrere Mitarbeiter die verschiedenen Geschäftskonten bearbeiten.

Stapelbuchung mit Nachbereitung

Der Parameter Stapelbuchung mit Nachforderungen erweitert die Funktion Kontoauszüge buchen dahingehend, dass die Buchung vorkontierter / vermerkter Buchungssätze nur dann möglich ist, wenn diese als geprüft gekennzeichnet wurden.

Insbesondere empfiehlt es sich für die Kanzleien, für die eine externe Buchhaltung alle Arbeiten übernimmt, diesen Parameter zu aktivieren.

Dem externen Buchhalter wird so ermöglicht, sämtliche Geschäftsvorfälle zu erfassen und ordnungsgemäß den bekannten Sach- oder Erlöskonten zuzuweisen. Die Verbuchung von Zahlungsein- oder -ausgängen auf Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld (ggf. auch Umbuchungen auf andere Aktenkonten) kann dann durch den Sachbearbeiter selbst oder den jeweils zuständigen Sachbearbeiter erfolgen. Sie geschieht, indem in der Funktion Kontoauszüge buchen die vermerkten Buchungen per Doppelklick aktiviert werden und ggf. die Zuweisung der Aktenkonto-Automatik entsprechend korrigiert wird.

Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass lediglich vermerkte Buchungen sowohl im Aktenkonto als auch im Journal blau dargestellt werden, um diese von endgültig eingebuchten Buchungssätzen zu unterscheiden.

Journalbuchung mit Aktenbezeichnung

Ist dieser Parameter aktiviert, übergibt er bei aktenbezogenen Buchungsvorfällen in den Buchungstext zusätzlich zum gewählten Buchungstext die Aktenbezeichnung.

Löschen erlaubt

Ist dieser Parameter aktiviert, besteht im Aktenkonto die Möglichkeit, Buchungen zu löschen, indem Sie per Klick auf die rechte Maustaste im Kontextmenü Löschen auswählen. Diese Option wirkt sich jedoch nur auf das Aktenkonto, ggf. auch auf die OP-Liste, jedoch nicht auf das Journal oder Forderungskonto aus.

Aktenkonto nie integriert buchen

Ist dieser Parameter aktiviert, verhindert er, dass aus dem Aktenkonto versehentlich integriert in das Journal gebucht wird.

Diese Option ist dann sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter zwar die Aktenkonten bebuchen, jedoch die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung nur durch einen einzelnen Mitarbeiter zu verantworten ist. Das gilt auch, wenn Passwörter in der Buchhaltung verwendet werden und diese von zumindest zwei Mitarbeitern bearbeitet wird.

Diktatzeichen als SB vorschlagen

Grundsätzlich ist es nicht empfehlenswert, diese Option zu aktivieren. Ist dieser Parameter aktiviert, werden sämtliche Umsätze mit entsprechenden Konsequenzen in der Sachbearbeiter- bzw. Sozietätsauswertung auf den buchenden Sachbearbeiter anstatt des Aktensachbearbeiters verbucht.

Fremdgeld immer 1700, Auslagen 1600

Dieser Parameter ist nur zu aktivieren, wenn in der Kanzlei nur [ein] Auslagenkonto 1600 und [ein] Fremdgeldkonto 1700 verwendet werden.

Soweit z.B. ein Fremdgeldkonto 1705, ein Auslagenkonto 1605 sowie ein Erlöskonto 8005 für das Referat Strafrecht eingerichtet worden sind, würden Auslagen oder Fremdgeld nicht auf die gewünschten Konten, sondern zwingend auf die Konten 1600 und 1700 gebucht.

Dieser Parameter wirkt sich in gleicher Weise in der doppelten Buchführung für die Konten 7100 und 7600 aus.

Journal mit Nettoausweis

Ist dieser Parameter aktiviert, erfolgt bei der Anzeige des Journals neben den Bruttowerten und dem Mehrwertsteuersatz auch eine Anzeige der Nettobeträge und der Mehrwertsteuerbeträge.

Journal nur für den aktuellen Buchungstag anzeigen

Die Aktivierung dieses Parameters ist empfehlenswert, wenn Sie in einem weit zurückliegenden Zeitraum in der Finanzbuchhaltung buchen wollen. Sie verhindert, dass Ihnen sämtliche Buchungen ab diesem Zeitraum angezeigt werden. Es wird insoweit auf die Hinweise zum ersten Buchungsdatum verwiesen.

Buchungen nach Eingabefolge anzeigen

Ist dieser Parameter aktiviert, werden im Journal sämtliche Buchungssätze in Reihenfolge ihrer Eingabe angezeigt, sodass insbesondere in Kanzleien, in denen mehrere Mitarbeiter buchen, konkrete Buchungsvorfälle transparenter nachverfolgt werden können.

Stapelbuchungen mit Zielsaldo

Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er eine sinnvolle Kontrolle der vorkontierten Buchungssätze. Wird diese Option verwendet, ist in der Funktion Kontoauszüge buchen gewährleistet, dass der zuvor eingegebene Zielsaldo zwingend erreicht werden muss. Anderenfalls ist das Buchen der zuvor vorkontierten Buchungssätze nicht möglich.

Budgetkontrolle

Die Aktivierung dieses Parameters ist nur sinnvoll, wenn zuvor ein Budgetplan erstellt worden ist.

Ist die Budgetkontrolle aktiviert, werden Sie beim Buchen beim Erreichen (+/- 10% vom Budgetwert) oder Überschreiten des Budgets für das entsprechende Konto gewarnt.

Journal mit Summenzeilen

Wird diese Option verwendet, werden im Journal für die jeweils angesprochenen Sachkonten Summenzeilen unter einzelnen oder einer Gruppe von Buchungssätzen angezeigt.

Nur mit Gesamtsummenzeile

Soweit im Journal nur eine Gesamtsumme gebildet werden soll, ist dieser Parameter zu aktivieren.

Abschreibung Auslagen

Das Sachkonto für die Abschreibung uneinbringlicher Barauslagen ist als Vorschlagswert auf das im Kontenplan für die einfache Buchführung eingerichtete Konto 4995 vorkonfiguriert. Soweit ein anderes Verlustkonto verwendet wird, ist das entsprechende Konto zu definieren.

Umsatzsteuerzahlung im Monat der Ausgabe anzeigen

Dieser standardmäßig aktivierte Parameter wirkt sich nur in der Einnahmen- / Überschussrechnung aus und dient der differenzierten Auswertung des Betriebsergebnisses unter umsatz- oder einkommenssteuerlichen Aspekten.

Ist dieser Parameter aktiviert, wird eine Umsatzsteuerzahlung auf den Vormonat im Zeitraum der tatsächlichen Zahlung ausgewiesen.

Soweit dieser Parameter nicht aktiviert ist, wird die Umsatzsteuerzahlung für den jeweiligen Monat als Ausgabe im entsprechenden Monat fingiert. Das hat zur Folge , dass die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht dem tatsächlichen Geldfluss entspricht, jedoch einkommenssteuerrechtlich betrachtet die zur Berechnung maßgeblichen Ergebnisse auswirft.

Dauerfristverlängerung

Der Parameter Dauerfristverlängerung ist nur dann zu aktivieren, wenn vom Finanzamt eine Dauerfristverlängerung genehmigt worden ist.

Dieser Parameter stellt sicher, dass die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung (Anm.: 1/11 des abzuführenden Umsatzsteuerbetrages des Vorjahres) für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zum Jahresende ordnungsgemäß berücksichtigt wird. Die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung wird bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung im Monat Dezember berücksichtigt.

Soweit die Kanzlei quartalsweise zur Umsatzsteuer veranlagt wird, würde die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung grundsätzlich Berücksichtigung finden. Eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung ist bei quartalsweiser Veranlagung nicht erforderlich.

Mahnungen - Mahntage

Die voreingestellten Werte für Mahnungen in eigener Sache können beliebig editiert werden. Es ist lediglich zu berücksichtigen, dass sich die Mahnläufe möglichst nicht mit der gesetzten Zahlungsfrist überschneiden.

Warnung bei Verjährung

Ist dieser Parameter aktiviert, wird empfohlen 104 Wochen gemäß § 196 BGB als Verjährungsfrist sowie 4 Wochen als Warnfrist einzutragen. Beim Start der Buchhaltung wird abgeprüft, ob offene Rechnungen vorhanden sind. Besteht die Gefahr der Verjährung, wird ggf. ausdrücklich auf fällige Mahnungen hingewiesen.

[Um diese Funktion sinnvoll nutzen zu können, ist die ordnungsgemäße Führung der OP-Liste zwingend erforderlich]!

Alle Mahnungen drucken

Ist dieser Parameter aktiviert, werden alle fälligen Mahnungen automatisch zum Drucken vorgemerkt. Anderenfalls sind die zu druckenden Mahnungen einzeln auszuwählen.

Erste Rechnungsnummer

Ist dieser Parameter aktiviert, bietet er insbesondere Bürogemeinschaften mit gemeinsamen Adress- und Aktendaten die Möglichkeit, über separate Buchhaltungspools getrennte fortlaufende Rechnungsnummernkreisläufe zu bedienen. Im jeweiligen Buchhaltungspool für den jeweiligen Pool werden z.B. die Rechnungsnummernkreisläufe dem Bereich 0, 10000 oder 20000 zugewiesen.

Überweisungsträger

In RA WIN 2000 sind bereits etliche Überweisungsvorlagen integriert, sodass lediglich die in der Kanzlei verwendeten Vordrucke einzustellen sind.

Soweit andere Formulare verwendet werden, ist es auch möglich, diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.

Scheckformular

In RA WIN 2000 sind Scheckvordrucke von Quicken und Lexware integriert, Sie brauchen nur die von Ihnen zu verwendenden auszuwählen.

Soweit andere Formulare in der Kanzlei verwendet werden, ist es ggf. möglich diese in RA WIN 2000 zu integrieren. Übermitteln Sie uns hierzu bitte ein Originalformular mit weiteren Informationen.

Pfad für die DTAUS-Datei

Mit der RA WIN 2000-Buchhaltung haben Sie die Möglichkeit, Überweisungen von Dateien per DCV (Disketten Clearing Verfahren) an die Bank zu übermitteln.

Der Pfad für die DTAUS-Datei wird aus dem in den Arbeitsplatzparametern eingestellten Datenpfad ermittelt. Soweit ein Verzeichnis DCV nicht existiert, wird dieses erzeugt.

Es kann als Vorschlagswert der Auftraggeber für den Zahlungsverkehr erfasst werden. Soweit mit dem Modul Zahlungsverkehr insbesondere mit DCV gearbeitet wird, empfiehlt es sich jedoch, nur das überwiegend zu bebuchende Bankkonto in der Kanzleiadresse zu erfassen. Soweit zwei Bankkonten erfasst sind, wird bei jedem Zahlungsauftrag abgefragt, welches Konto verwendet werden soll.

Passwörter

In der Regel soll nur bestimmten Benutzern der Zugriff auf sämtliche Funktionen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung stehen. Andere sollen gerade keinen Einblick in die Finanzbuchhaltung, insbesondere auf das Journal oder die Einnahmen- / Überschussrechnung, erhalten.

Hierzu sind dem jeweiligen Sachbearbeiter in der Benutzerverwaltung entsprechende Zugangsrechte zuzuweisen. Zusätzlich können Sie den Zugriff auf die Buchhaltung durch die Vergabe von Passwörtern für den allgemeinen Zugriff, das Journal sowie die Einnahmen- / Überschussrechnung verwalten und bestimmen.

Button € - -Umstellungszeile

Im Rahmen der €-Umstellung wurden die Aktenkonten von der Standardwährung DM auf € konvertiert, wobei automatisch ein Buchungssatz für die Umstellung eingefügt wurde. Sollte der Saldo des Aktenkontos auf Grund einer fehlerhaften Umstellungszeile einen falschen Saldo ausweisen, kann hiermit eine neue Umstellungszeile eingefügt werden.

Button ZV buchen

Der Button ZV buchen ermöglicht den Funktionsaufruf der Zwangsvollstreckungsfunktion Forderungskonto buchen. Diese Funktion ist deshalb hilfreich, weil insbesondere die Verteilungsautomatik im Aktenkonto einer anderen Mimik folgt als die Verteilung einer Zahlung im Forderungskonto gemäß der §§ 366, 367 BGB. bezüglich Kostenzinsen, Kosten, Hauptforderungszinsen, Hauptforderung. An dieser Stelle wird auf die Dokumentation der Zwangsvollstreckung verwiesen.

Button Quittung

Die Funktion Quittung erstellen ermöglicht Ihnen, bei Barzahlungen eine Quittung zu erstellen, sodass sich der Kauf von Quittungsblöcken erübrigt. Hier können Sie wieder auf vorhandene Adressen zugreifen oder aber neue Adressen einfügen. Insoweit ist diese Funktion selbsterklärend.

Registerkarte Einnahme

Auf der Registerkarte Einnahmen werden typischerweise Zahlungseingänge verbucht. Zuerst ist die Eingabe der Aktennummer erforderlich. Sollte Ihnen diese nicht bekannt sein, können Sie selbstverständlich, wie im gesamten Programm, auch die Aktenbezeichnung eingeben. Anschließend drücken Sie die (Enter) Taste, um die zugehörige Aktennummer ermitteln zulassen.

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie die konkrete Aktennummer oder den Namen der Akte ein und drücken die (Enter) Taste.

59. Die Felder Datum, Betrag und Zusatztext (Buchungstext) sind an sich selbsterklärend.

    Grundsätzlich empfiehlt es sich, das Buchungsdatum des Beleges oder Kontoauszuges zu verwenden, um eine übersichtliche Buchhaltung zuführen. Zudem ist zu berücksichtigen, dass eine Buchung in einen zurückliegenden Zeitraum ggf. nur dann möglich ist, wenn dieses in den Zeitraum nach dem erstzulässigen Buchungsdatum fällt. Sollte eine Buchung mit dem Hinweis Falsches Buchungsdatum nicht möglich sein, kontrollieren Sie bitte in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung auf der Registerkarte Allgemein das erstzulässige Buchungsdatum.

    Der Betrag wird automatisch in der aktuellen Währung interpretiert. Sollten noch Buchungen in Deutscher Mark notwendig sein, versehen Sie den Betrag zusätzlich mit dem Buchstaben D (zwischen dem Betrag und dem Buchstaben darf kein Leerzeichen vorhanden sein). Ebenso verhält es sich, wenn die Standardwährung noch auf Deutsche Mark eingestellt sein sollte, mit dem €. Hier ist der Betrag lediglich mit dem Buchstaben E zu versehen. Groß- oder Kleinschreibung ist dabei unerheblich.

60. Die Buchung sollte mit einem möglichst eindeutigen Buchungstext versehen werden. Zu jedem Buchungsvorgang werden Ihnen über die Drop-Down-Liste Buchungstexte vorgeschlagen, die Sie zudem in der Buchhaltung über den Menüpunkt Extras /. Buchungstexte bearbeiten editieren können. Neben dem Feld Zusatztext befindet sich ein Button mit einem Pluszeichen. Mit diesem Button können Sie den eingegebenen Zusatztext in die Liste aufnehmen, um wiederkehrende Texte dauerhaft zu speichern.

    Um Gerichtskosten für die nachfolgende Bearbeitung ordnungsgemäß zu kennzeichnen, sind diese mit dem Buchungstext Gerichtskosten oder GK zu versehen.

61. Unterhalb des Feldes Zusatztext befindet sich der Bereich der Aktenkontenautomatik, bezeichnet als Verteilung. Die Aktenkontenautomatik ist standardmäßig auf automatisch gesetzt.

    Daher wird ein Zahlungseingang zuerst auf Auslagen gebucht, wenn hier eine Sollstellung vorhanden ist. Sollte keine Sollstellung vorhanden sein oder diese geringer als der Zahlungseingang sein, wird der gesamte, bzw. überschießende Betrag auf Gebühren gebucht. Hier wird ebenso wieder geprüft, ob eine Sollstellung existiert. Liegt keine Sollstellung vor oder aber ist der zu buchende Betrag immer noch höher als die Gebühren-Sollstellung, wird der gesamte, bzw. überschießende Betrag letztendlich als Fremdgeld-Eingang gebucht. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass bei fehlender Sollstellung auf Auslagen oder Gebühren der gesamte Betrag auf Fremdgeld gebucht wird.

    Vorsorglich wird angemerkt, dass, soweit die Buchung zugleich integriert in das Journal erfolgt, in der Finanzbuchhaltung der Buchungsbetrag je nach Verteilung der Aktenkonten automatisch gesplittet erfolgt. Die Buchung wird auf die jeweiligen Sach- oder Erlöskonten aufgeteilt.

    Selbstverständlich kann der Buchungsbetrag auch manuell verteilt werden, indem sie den Parameter manuell aktivieren. Daraufhin sind die an und für sich gesperrten Betragsfelder Auslagen, Gebühren, Fremdgeld editierbar. Es kann nur der eingegebene Buchungsbetrag verteilt werden, d. h., die Felder berechnen sich sozusagen selbst.

    Beispiel:

    Ein Betrag von 1000,00 € soll manuell verteilt werden. Für Gebühren und Auslagen besteht ein Soll von jeweils 1.000,00 €. Der Zahlungseingang soll zu gleichen Teilen, also jeweils 500,00 €, auf Auslagen und Gebühren verteilt werden. Tragen Sie einfach den Betrag von 500,00 € in das Betragsfeld Auslagen den Wert 500,00 € ein. Das Programm berechnet dann automatisch den verbleibenden Restbetrag und trägt diesen in das Betragsfeld Gebühren ein.

62. Je nachdem, ob die Funktion Integriert buchen aktiviert oder deaktiviert wurde, ist im rechten oberen Bereich der Registrierkarte das zu buchende Finanzkonto sowie das zugehörige Gegenkonto auszuwählen. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass in Abhängigkeit von der gewählten Aktenkontenautomatik das Feld "Sachkonto" bereits vorbelegt ist. Soweit die Aktenkontenautomatik z.B. den Zahlungseingang den Auslagen zugewiesen hat, wird in der einzeiligen Buchhaltung automatisch das Sachkonto 1600 aktiviert, bzw. für Fremdgeld das Sachkonto 1700.

63. Das Feld Mehrwertsteuersatz richtet sich primär nach dem im Kontenrahmen dem jeweiligen Sachkonto zugewiesenen Mehrwertsteuersatz, soweit die Sachkontenauslagen oder Fremdgeld ausgewählt wurden, die als MwSt. Vorschlag 0% ausgewiesen werden. Soll hingegen ein Zahlungseingang auf Gebühren gebucht werden, so dürfte hier üblicherweise einen Mehrwertsteuersatz von 16 % vorgeschlagen werden. Selbstverständlich kann bei abweichenden MwSt.-Sätzen von Zahlungseingängen der konkrete Eintrag indiziert werden.

64. Die Belegnummern können entweder automatisch oder manuell vergeben werden. Die automatische Belegnummernautomatik folgt einer einfachen Logik, die einer ordnungsgemäßen Belegbuchhaltung entspricht: die ersten beiden Ziffern definieren das Finanzkonto, die beiden die folgenden drei Ziffern identifizieren den Kontoauszug, die beiden folgenden das jeweilige Blatt, und die beiden letzten Ziffern identifizieren die jeweilige Buchungsposition auf dem einzelnen Blatt.

65. Das Feld OP Liste buchen kann ausgewählt werden, soweit der Zahlungseingang auch in der OP Liste vermerkt werden soll. Wurde in dieser Akte der bereits eine Gebühren-Sollstellung eingebucht, die zugleich auch in die OP-Liste gebucht worden ist, werden die Rechnung Sollstellung an mit Rechnungsnummer und Sollstellung Betrag ausgewiesen. Soweit mehrere Rechnung Sollstellung an in der Akte vorhanden sind, wird automatisch die älteste Rechnung zum Ausgleich angeboten.

66. Das Feld Sachbearbeiter entspricht üblicherweise dem Aktensachbearbeiter, dem der Umsatz zugewiesen werden soll. Ist in der Aktenverwaltung der konkreten Akte ein Aktensachbearbeiter zugewiesen worden, so wird hier automatisch der zuständige Aktensachbearbeiter ermittelt und zugewiesen. Selbstverständlich kann die auch ein anderer Sachbearbeiter ausgewählt und auf diesen der Umsatz gebucht werden.

67. Der Parameter Buchung auf Vorschussrechnung wird automatisch durch das Programm aktiviert, sofern im Parameter OP-Liste buchen eine Vorschussrechnung ausgewählt worden ist. Selbstverständlich kann dieser Parameter manuell aktiviert oder deaktiviert werden.

68. Der Parameter Forderungskonto buchen (FoKo buchen) aktiviert sich automatisch, wenn in der konkreten Akte bereits ein Forderungskonto angelegt wurde, sodass der Zahlungseingang zugleich auch dort eingebucht werden kann.

69. Letztendlich wird die Buchung über den Button Buchen ausgeführt.

Auf der rechten Seite sind zudem weitere Buttons angeordnet: - Umstellungszeile erneut einbuchen, ZV buchen, Konto abgleichen, Quittung und Ende.

Registerkarte Auslagen, Gebühren, Fremdgeld

Auf diesen Registerkarten können entsprechende Sollstellungen eingebucht werden. Berücksichtigen Sie bitte, dass das Feld Betrag bereits negativ vorbelegt ist.

Die übrigen Felder entsprechen der Registerkarte Einnahme.

Da über die Registerkarte Gebühren (d. h., Anwalts- oder Notarkosten) im Aktenkonto, eingestellt werden können, sind an dieser Stelle keine integrierten Buchungen möglich, soweit die Finanzbuchhaltung für Ist-Versteuerung (Standard) und nicht für Soll-Versteuerung eingerichtet ist.

Auf der Registerkarte Auslagen kann über den Button Abschreibung zudem ein Betrag in das Aktenkonten eingebucht und zugleich abgeschrieben werden. Der Buchungstext wird zudem automatisch mit dem Zusatz Abschreibung Auslagen versehen.

Auf der Registerkarte Fremdgeld kann zudem die Hebegebühr eingebucht werden. Entweder wird der für die Berechnung der Hebegebühr zugrunde liegende Betrag in das Feld Betrag eingegeben, oder das Feld Betrag bleibt leer. Dann wird die Hebegebühr aus dem aktuellen Fremdgeldsaldo ermittelt.

Sonstige Kosten wie z.B. erstattungs- oder nicht erstattungsfähige Fotokopiekosten, Fahrtkosten, Tagegeld und Spesen sind nicht über das Aktenkonto zu buchen, sondern über die Funktion Vorhaltungen zu erfassen. Diese Positionen stellen typischerweise keinen tatsächlichen direkten Geldfluss dar, sind jedoch in dem Mandat angefallen und können ggf. abgerechnet werden. Die Abrechnung der erfassten Positionen erfolgt über das Gebührenprogramm. Daher wird diesbezüglich auf die Dokumentation des Gebührenprogramms verwiesen.

Registerkarte Umbuchung

Auf der Registerkarte Umbuchung können sowohl Umbuchungen innerhalb einer Akte als auch aktenübergreifend zwischen Auslagen, Gebühren und Fremdgeld vorgenommen werden.

Wie wird's gemacht?

1. In das Feld Aktennummer sind die Aktennummern oder -bezeichnungen einzugeben. Das kann sowohl für eine und dieselbe Akte erfolgen, falls innerhalb der Akte umgebucht werden soll. Es kann aber ebenfalls so vorgegangen werden, wenn dies zwischen mehreren Aktennummern geschehen soll.

70. Bei der Eingabe des Buchungsdatums ist darauf zu achten, ob die Umbuchung mit dem aktuellen Datum vorgenommen werden soll oder ggf. ein vorangegangener Zeitpunkt eingegeben werden muss.

71. Derjenige Betrag, der umgebucht werden soll, ist als positiver Betrag in das Feld Betrag einzutragen. Er ist bei einer Umbuchung, z.B. von Auslagen auf Gebühren, als Abgang von Auslagen und zugleich als Zugang auf Gebühren zu buchen.

72. In dem Auswahlfeld von - auf ist auszuwählen, von welchem, bzw. auf welches, Sachkonto umgebucht werden soll. Beachten Sie insoweit, dass es sich entweder um ertragswirksame oder ertragsneutrale Geschäftsvorfälle handelt.

73. Das Feld Mehrwertsteuersatz verdient besondere Aufmerksamkeit, da in diese Felder bewusst nicht in Abhängigkeit von den vorstehend ausgewählten Sachkonten automatisch der jeweilige Mehrwertsteuersatz eingetragen wird, der im Kontenplan den Sachkonten zugewiesen ist.

74. Die Parameter OP-Liste buchen und Vorschuss sind dann zu aktivieren, wenn z.B. eine Umbuchung erfolgt, wenn Fremdgeld- oder Auslagen/Guthaben mit Gebührenforderungen, die zugleich in die OP-Liste gestellt wurden, verrechnet werden sollen.

75. Der Parameter Integriert buchen ist dann zu aktivieren, wenn die Umbuchung im Aktenkonto zugleich auch in der Finanzbuchhaltung, d. h., im Journal, erfolgen soll. Für integrierte Buchungen sind dementsprechend nur die Sachkonten (Auslagen-, Fremdgeld- oder Erlöskonten) anzugeben. Die Salden der Finanzkonten werden dadurch nicht berührt.

76. Die Belegnummern können manuell oder automatisch vergeben werden. Bei Umbuchungen von fehlerhaft verbuchten Geschäftsvorfällen dürfte es in den meisten Fällen ratsam sein, die ursprünglichen Belegnummern der fehlerhaften Buchung zu verwenden, d. h., diese manuell zu vergeben.

Registerkarte Kostenzinsen

Mit dieser Funktion können Sie Kostenzinsen für ausstehende Zahlungen in die Aktenkonten einbuchen. Es sind das Buchungsdatum, das Fälligkeitsdatum, der Zinssatz sowie der zu verzinsende Betrag einzugeben.

Registerkarte Fremdhonorar

Über die Registerkarte Fremdhonorar können Sie Honorare in das Aktenkonto einbuchen, die Sie (z.B. für Korrespondenzanwälte) bezahlen. Hier sind korrekterweise diejenigen Kosten einzubuchen, die durch die Gebührenteilung den eigenen Honoraranteil reduzieren.

Uneinbringliche Barauslagen

Soweit in einer Angelegenheit Auslagen angefallen sind, diese integriert sowohl in das Aktenkonto als auch in der Journal eingebucht worden sind und nunmehr nicht mehr ausgeglichen werden können (sog. „uneinbringliche Barauslagen"), können diese abgeschrieben, d. h. als Verlust ins Betriebsergebnis eingestellt werden.

Wie wird's gemacht?

Die Abschreibung uneinbringlicher Barauslagen kann unterschiedlich erfolgen.

1. Der abzuschreibende Betrag wird nur im Aktenkonto, d. h., nicht integriert als Einnahme auf Auslagen, gebucht. Zugleich ist dann im Journal eine Umbuchung von Auslagen auf das konkrete Abschreibungskonto vorzunehmen.

77. Alternierend hierzu kann die Abschreibung bereits im Aktenkonto gebucht werden, indem der abzuschreibende Buchungssatz in der Buchungsliste mit der rechten Maustaste angeklickt und in dem Kontextmenü der Eintrag Abschreibung Auslagen (integriert) ausgewählt wird.

    Der Eintrag im Kontextmenü ist jedoch nur dann sichtbar, wenn die Auslagen integriert gebucht wurden und der angemeldete Sachbearbeiter über entsprechende Berechtigungen in der Buchhaltung verfügt.

78. Eine weitere Möglichkeit auf der Registerkarte Auslagen bietet die Buchung von Auslagen über den Button Abschreibung. Mit dieser Funktion wird der eingegebene Betrag in das Aktenkonto eingestellt und automatisch integriert abgeschrieben. Beachten Sie hier, dass das Feld Betrag als Sollstellung vorgelegt ist.

Kontoabgleich

Die Funktion Kontoabgleich ermöglicht einen vereinfachten Ausgleich zwischen Sollstellungen und Auslagen in dem Aktenkonto.

Beispiel:

Ist z.B. ein Fremdgeldguthaben in Höhe von 1000 € vorhanden und es bestehen gleichzeitig Sollstellungen auf Auslagen und Gebühren von z.B. insgesamt 200 €, gleicht die Funktion Kontoabgleich die Sollstellung aus und verringert das Fremdgeldguthaben um 200 €.

Die Umbuchung erfolgt innerhalb einer Buchungszeile.

Soweit die Funktion Integriert Buchen aktiviert ist, erfolgt eine Abfrage, ob diese Umbuchung im Journal auch integriert vorgenommen werden soll. Typischerweise dürfte diese Frage mit Ja beantwortet werden.

Stornierungen

Selbstverständlich können fehlerhaft eingebuchte Geschäftsvorfälle auch storniert werden, indem der zu stornierende Buchungssatz zuerst mit der linken Maustaste markiert wird. Anschließend klicken Sie den Buchungssatz mit der rechten Maustaste an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren aus.

Eine Stornierung in der RA WIN 2000 Buchhaltung wird ebenso dargestellt wie Sie eine stornierte Buchung in einem Kontobuch sehen wurden. Die stornierte Buchung wird in der Buchungsliste lediglich durchgestrichen. Durch diese einfache Art der Darstellung stornierter Buchungen bleibt das Aktenkonto auch bei vielen Buchungssätzen transparent und übersichtlich. Weiterer nicht unerheblicher Vorteil ist, dass hierdurch stornierte Buchungssätze wiederum storniert werden können und somit der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden kann.

Berücksichtigen Sie, dass bei Stornierungen von Sollstellungen, die zugleich in die OP-Liste gebucht wurden, diese auch in der OP-Liste storniert werden können. Es erfolgt automatisch eine Abfrage, ob die Sollstellung auch in der OP-Liste storniert werden soll.

Eine Stornierung von Buchungssätzen, die integriert im Journal gebucht wurden, erfolgt nur im Aktenkonto, jedoch nicht im Journal. Die Stornierung ist ggf. im Journal zusätzlich vorzunehmen.

Buchungen löschen

Im Aktenkonto ist es möglich, Buchungen zu löschen, wenn in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung auf der Registerkarte Aktenkonto der Parameter Löschen erlaubt aktiviert ist.

Vorsorglich wird hier darauf hingewiesen, dass diese das Funktion lediglich im Bereich des Aktenkontos möglich ist, nicht jedoch im Journal, weil nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung lediglich storniert, jedoch keinesfalls gelöscht werden darf. Grundsätzlich wird gerade im Hinblick auf die einfache und transparente RA WIN 2000-Funktion Stornieren empfohlen, auch im Aktenkonto die Funktion Löschen zu deaktivieren.

Komplette Mandatssaldenliste

Die komplette Mandatssaldenliste erstellen Sie, indem sie die Option Liste aller Konten auswählen, die automatisch bei Funktion Aufruf aktiviert ist,. Die Liste wird erzeugt, indem sie den Button OK drücken.

Selektierte Mandatssaldenliste

Die Mandatssaldenliste lässt sich selbstverständlich nach unterschiedlichen Kriterien eingrenzen. Dafür bestehen verschiedene Möglichkeiten, wie auf der Abbildung Mandatssaldenliste zu sehen ist.

Auswahlkriterien

Sie können die Mandate sowohl über

- den Aktennummern-Bereich jahrgangsweise oder individuell,

- den Zeitraum,

- das Referat,

- den Sachbearbeiter,

- die Beteiligtenstellung,

- konkrete Personen

\- oder laufende und/oder abgelegte Akten

eingegrenzt und/oder kombiniert auswerten. Diese Möglichkeiten können noch stärker mittels weiterer Optionen eingegrenzt werden.

Optionen

Im Einzelnen sind dies folgende Optionen:

Gebührenforderungsliste Es werden nur diejenigen Akten ausgegeben, in denen Gebührenforderungen bestehen.

Auslagenliste Es werden nur diejenigen Akten ausgegeben, in denen Auslagensollstellungen bestehen.

Akten ohne Gebührenumsatz Es werden nur diejenigen Akten aufgelistet, in denen bislang kein Gebührenumsatz gebucht wurde.

Fremdgeldliste Es werden nur diejenigen Akten aufgelistet, in denen ein Fremdgeldguthaben vorhanden ist.

Fremdgeldüberzahlung Es werden nur diejenigen Akten aufgelistet, in denen eine Fremdgeldüberzahlung (negativer Fremdgeldsaldo) vorliegt.

Liste aller Konten Es werden alle Akten entsprechend der Sektionskriterien aufgelistet.

Nur Statistik Zusätzlich zu dem Saldenlisten kann eine Statistik erstellt werden.

Begriffserläuterungen

+----------------------------+-----------------------------------------+ | Aktenkonto | Das Aktenkonto dokumentiert die | | | Forderungen im Verhältnis zwischen der | | | Kanzlei und der Mandantschaft und wird | | | dreigeteilt betrachtet: - Auslagen, | | | | | | Gebühren, | | | | | | Fremdgeld. | | | | | | Im Aktenkonto werden sämtliche | | | aktenrelevanten Buchungsvorgänge | | | erfasst, die nicht zwingend mit | | | tatsächlichem Geldfluss gleichzusetzen | | | sind, weil auch Sollstellungen | | | eingebucht werden. | +============================+=========================================+ | Forderungskonto | Das Forderungskonto dokumentiert die | | | Forderungen im Verhältnis Mandant ./. | | | Gegner, d. h., in den überwiegenden | | | Fällen das Verhältnis Gläubiger ./. | | | Schuldner. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | OP-Liste | Die OP-Liste (Offene Posten) dient der | | | Liquiditätssicherung der Kanzlei. In | | | der OP-Liste werden sämtliche | | | Rechnungen erfasst, sei es ob aus | | | Schlussrechnungen oder aus | | | Vorschussanforderungen, die im | | | automatisierten Mahnwesen | | | weiterverfolgt werden können. Im Rahmen | | | der Bilanzbuchhaltung ist die Führung | | | einer OP-Liste zwingend erforderlich. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Finanzbuchhaltung | Die Finanzbuchhaltung (FiBu) | | | dokumentiert jeglichen Geldfluss der | | | Kanzlei. Anhand der FiBu wird der | | | tatsächliche Gewinn oder Verlust der | | | Kanzlei ermittelt. Die Grundsätze | | | ordnungsgemäßer Buchführung sind hier | | | einzuhalten. Dabei sind die | | | unterschiedlichen Kriterien für die | | | einfache, doppelte oder | | | Bilanzbuchhaltung unter | | | Berücksichtigung von Ist- oder | | | Sollversteuerung zu beachten. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Integrierte Buchungen | Die RA WIN 2000-Buchhaltung ermöglicht | | | Ihnen integrierte Buchungen. Mit einem | | | Buchungsvorgang wird dieser im | | | Idealfall in einem Arbeitsschritt in | | | das Aktenkonto, das Journal, die | | | OP-Liste und das Forderungskonto | | | gebucht. Zu berücksichtigen sind dabei | | | jedoch die unterschiedlichen | | | Anforderungen von Aktenkonto und | | | Forderungskonto. Vergegenwärtigen wir | | | uns diese unterschiedlichen Kriterien | | | | | | [Beispiel:] | | | | | | In einer | | | Zwangsvollstreckungsangelegenheit | | | wurden gegen einen von zwei Schuldnern | | | Gebühren festgesetzt. Der Schuldner | | | zahlt. Im Aktenkonto wird der | | | Zahlungseingang automatisch auf die | | | Gebührensollstellung verteilt, hingegen | | | soll im Forderungskonto der | | | Zahlungseingang nur auf die | | | festgesetzten Kosten gegen diesen | | | Schuldner verbucht werden. Daher ist im | | | Einzelfall zu entscheiden, ob | | | tatsächlich integriert gebucht werden | | | soll. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Bestandskonten | Die Bestandskonten dokumentieren das | | | Betriebsvermögen. Dieses wird aus | | | Vermögenswerten und Verbindlichkeiten | | | gebildet. Zu den Bestandskonten zählen | | | u.a. Anlagekonten für Büroausstattung, | | | Betriebsfahrzeuge o. ä., | | | Darlehenskonten von Arbeitnehmern oder | | | der Kanzlei bei Kreditinstituten, | | | Finanz- und Auslagekonten oder | | | Fremdgeldkonten. Eine Buchung zwischen | | | Bestandskonten verändert das | | | Betriebsvermögen nicht, wohingegen | | | Buchungen zwischen Bestands- und | | | Aufwandskonten, z.B. die Buchung der | | | Abschreibung eines Wirtschaftsgutes, | | | eine Veränderung des Betriebsvermögens | | | nach sich zieht. Gebührenforderungen | | | zählen ebenso zum Betriebsvermögen und | | | werden im Rahmen der | | | Einnahme-/Überschussrechnung in der | | | Vermögensübersicht berücksichtigt. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Aufwandskonten | Die Aufwandskonten beinhalten sämtliche | | | Ausgaben der Kanzlei. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Erlöskonten | Auf die Erlöskonten werden sämtliche | | | Gebühreneingänge der Kanzlei verbucht. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Vorsteuer- und | In der doppelten Buchführung und der | | Umsatzsteuerkonten | Bilanzbuchhaltung werden (im | | | Unterschied zur einfachen Buchführung) | | | sämtliche Umsatzsteueranteile der | | | jeweiligen Buchungssätze separat auf | | | Umsatz- oder Vorsteuerkonten gebucht | | | und ausgewiesen. Werden z.B. 116,00 € | | | (16% USt.) auf ein Sachkonto, etwa lfd. | | | KFZ-Kosten, gebucht, so werden auf das | | | Sachkonto 100,00 € netto und auf das | | | zugehörige Vorsteuerkonto 16,00 € | | | gebucht. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Neutrale Konten | Auf den neutralen Konten sind private | | | Buchungen vorzunehmen | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Abgrenzungskonten | Abgrenzungskonten werden für aktive | | | oder passive Rechnungsabgrenzung für | | | verschiedene Zeiträume verwendet, um | | | Abweichungen zu verhindern, die als | | | nicht typisch erscheinen. Üblicherweise | | | erfolgt Rechnungsabgrenzung nur im | | | Rahmen der Bilanzierung. | +----------------------------+-----------------------------------------+ | Vortragskonten | Auf Vortragskonten werden | | | Jahresendbestände erfasst und als | | | Jahresanfangsbestände für das neue Jahr | | | vorgetragen. | | | | | | Vortragskonten werden für die | | | Bilanzeröffnung oder für den | | | Saldenübertrag im Rahmen des | | | Jahresabschlusses verwendet. | | | | | | Konten, die der Gewinn- und | | | Verlustrechnung zugeordnet sind, werden | | | beim Jahreswechsel grundsätzlich nicht | | | übertragen. Hingegen werden die Salden | | | der Steuerkonten, Privatentnahmekonten, | | | Saldenvortragskonten beim | | | Jahresabschluss bspw. nicht mit in das | | | Folgejahr übernommen. | +----------------------------+-----------------------------------------+

Abbildung 24 - Aktenkonto buchen - Registerkarte Kostenzinsen

Kontoauszüge buchen

Die Funktion Kontoauszüge buchen ermöglicht in einfacher Weise, jegliche auf einem Kontoauszug ausgewiesenen Buchungsvorgänge zu erfassen. Sowohl aktenbezogene als auch allgemeine Buchungsvorgänge können für die jeweiligen Finanzkonten vorkontiert und anschließend verbucht werden.

Die Funktion Kontoauszüge buchen gestattet das Stapelbuchen jeweils eines Finanzkontos. Soweit ein Kontoauszug gebucht wird, ist ein Wechsel in einen Stapel eines anderen Finanzkontos an dem konkreten Arbeitsplatz ausgeschlossen. Ggf. kann an einem anderen Arbeitsplatz ein anderes Finanzkonto gebucht werden, wenn die Funktion Kontoauszüge buchen an mehreren Arbeitsplätzen aktiviert ist (vgl. Einstellungen der Buchhaltung).

Diese Funktion bietet den Vorteil, Buchungen nach ihrer Erfassung noch einmal kontrollieren und bei Bedarf ändern oder löschen zu können, bevor sie endgültig verbucht werden. Sie können außerdem auch relativ taggenau Zahlungseingänge und/oder --ausgänge in den Akten dokumentieren. Vermerkte/vorkontierte Buchungen werden blau dargestellt, um sie farblich von endgültig gebuchten Buchungssätzen abzuheben.

Sie haben im Idealfall die Möglichkeit, [mit einem einzigen Arbeitsschritt vier verschiedene Buchungsvorgänge gleichzeitig] vorzunehmen:

Kontoauszüge buchen

Aktenkonto

Journal

OP-Liste

Forderungskonto

Berücksichtigen Sie insbesondere, dass mit dieser Funktion vielfältige Buchungsvarianten möglich sind. Ein Zahlungseingang kann in der Akte 1/2003 sowohl als Zahlungseingang im Journal als auch in das Aktenkonto und das Forderungskonto eingebucht werden. Soweit in dieser Akte eine Sollstellung in der OP-Liste eingetragen ist, kann auch diese ausgeglichen werden.

Beachten Sie auch bitte, dass die Aktenkontenautomatik im Verhältnis zur Verteilungsautomatik gemäß §§ 366, 367 BGB im Forderungskonto lediglich auf den Ausgleich von Auslagen, Gebühren und Fremdgeld (in dieser Reihenfolge) ausgerichtet ist. Die Verteilung gemäß §§ 366, 367 BGB hingegen gleicht Kostenzinsen, Kosten, Gebühren, Hauptforderungszinsen und Hauptforderungen (in dieser Reihenfolge) aus, wobei weitere Kriterien berücksichtigt werden. Die für den Schuldner unangenehmste Forderung ist zuerst auszugleichen.

Im Zweifelsfall wird empfohlen, Zahlungseingänge im Forderungskonto selbst zu buchen. Wenn es sich um komplizierte Forderungskonten handelt, in denen z.B. verschiedene Hauptforderungen, mehrere Schuldner, verschiedene Kostenfestsetzungen u. ä. vorhanden sind, ist diese Vorgehensweise am überschaubarsten.

Wie wird's gemacht?

1. Wählen Sie das zu bebuchende Finanzkonto aus.

   Geben Sie das Buchungsdatum des Geschäftsvorfalls ein.

   Geben Sie den Buchungsbetrag ein. Zahlungseingänge sind als positiver Betrag, Ausgaben als negativer Betrag einzugeben.

   Geben Sie einen Buchungstext ein oder wählen diesen aus der Drop-Down-Liste aus.

   Beachten Sie, dass wiederkehrende Buchungstexte an dieser Stelle über den Button mit dem Pluszeichen unkompliziert der Auswahlliste hinzugefügt werden können.

   Soweit es sich erkennbar um einen aktenbezogenen Geschäftsvorfall handelt, aktivieren Sie den Parameter Aktenkonto, indem Sie diesen entweder mit der Maus anklicken oder per Tastatur mit der Leertaste aufrufen.

   Im unteren Teil wird auf der Registerkarte Aktenkonto automatisch das zugehörige Aktenkonto angezeigt, sodass eine Zuweisung des aktuellen Buchungssatzes auf Auslagen, Gebühren und/oder Fremdgeld wesentlich erleichtert und vereinfacht wird.

   Geben Sie die Aktennummer oder Aktenbezeichnung ein.

   Beachten Sie, dass Sie an dieser Stelle die Suchfunktion mit der Tastenkombination (Strg) +S verwenden können, um z.B. anhand einer Rechnungsnummer aus der OP-Liste die erforderliche Aktennummer ermitteln zu können.

   Weisen Sie, soweit erforderlich, den Zahlungseingang oder die Zahlung Auslagen, Gebühren oder Fremdgeld zu, oder verteilen den Betrag manuell zwischen diesen.

   Sollte in der Akte eine Sollstellung in der OP-Liste bestehen, wird diese automatisch zum Ausgleich angeboten. Soweit mehrere Rechnungen gestellt wurden, wird jeweils die älteste zum Ausgleich angeboten. Ggf. ist hier eine andere Rechnung auszuwählen.

   Handelt es sich bei der Sollstellung um eine Vorschussrechnung, wird der Parameter Buchung auf Vorschussrechnung automatisch aktiviert.

   Wählen Sie das gewünschte Gegenkonto aus.

   Beachten Sie, dass das Erlöskonto abhängig von der Referatszuweisung in Aktenverwaltung, Auslagen - und Fremdgeldkonten automatisch angeboten wird.

   Die Auswahl kann über die Drop-Down-Liste oder durch Eingabe der Kontonummer erfolgen.

   Der Mehrwertsteuersatz wird abhängig von der Kontokonfiguration des Gegenkontos vorgeschlagen, ist jedoch editierbar.

   Die Belegnummer wird automatisch vergeben oder ist manuell einzutragen.

   Der Sachbearbeiter, für den der Umsatz gebucht werden soll, wird automatisch anhand der Zuweisung des Sachbearbeiters in der Akte ermittelt.

   Der Parameter Forderungskonto buchen wird dann angezeigt, wenn in der konkreten Akte ein Forderungskonto angelegt ist. Dieses kann aktiviert werden.

   Bei komplizierten Forderungssachen wird empfohlen, Zahlungsein- oder --ausgänge in der Zwangsvollstreckung in der Funktion Forderungskonto buchen separat zu buchen.

   Ist in den allgemeinen Einstellungen der Buchhaltung der Parameter Stapelbuchung mit Nachbereitung aktiviert, kann der aktuelle Buchungssatz bereits als geprüft markiert und mit einem Prüfvermerk versehen werden.

   Soll der aktuelle Geschäftsvorfall, z.B. Büromiete, als wiederkehrende Buchung in einen Zahlungskalender übernommen werden, so klicken Sie auf den Button In Kalender und geben Sie den Zahlungsrhythmus ein.

   Der Buchungssatz wird dann zum jeweiligen Datum automatisch in die Liste der vermerkten Buchungen eingetragen und kann dort ggf. per Doppelklick nochmals in die Bearbeitungsmaske übergeben werden, z.B., um das Datum zu ändern.

   Klicken Sie auf den Button Vermerken, um den Vorfall in den Stapel zu übergeben.

   Ein direktes Buchen ist ohne vorheriges Vermerken nicht möglich.

   Beachten Sie bitte, dass vorgemerkte Buchungen im Aktenkonto und im Journal blau dargestellt werden, um vermerkte von gebuchten Einträgen zu unterscheiden.

   Auf der Registerkarte Buchungen werden bereits erfasste Buchungen chronologisch in der erfassten Reihenfolge dargestellt.

   Die vorgemerkten Buchungssätze lassen sich per Doppelklick wieder in die Buchungsmaske zur Bearbeitung stellen, sodass an dem vorkontierten Buchungssatz noch Änderungen vorgenommen werden können.

   Sind alle Positionen auf dem Kontoauszug verbucht, klicken Sie auf den Button Buchen, um alle vorgemerkten Buchungssätze endgültig zu buchen.

Zusätzlich kann in den Einstellungen der Parameter Stapelbuchung mit Zielsaldo aktiviert werden. Bei Funktionsaufruf wird dann der zu erreichende Zielsaldo abgefragt, um Fehlbuchungen zu vermeiden. Wird der eingegebene Zielsaldo nicht „auf Heller und Pfennig" erreicht, ist das Buchen der vermerkten Buchungssätze nicht möglich.

Die Felder Anfang und Aktuell weisen den jeweils aktuellen Saldo des ausgewählten Finanzkontos aus. Soweit dieser nicht mit dem tatsächlichen Saldo übereinstimmen sollte, führen Sie bitte über Menüpunkt Fibu" / Konten die Funktion Kontensalden prüfen und ergänzen aus, um den Saldo des Finanzkontos zu aktualisieren.

Journal buchen

Über die Funktion Journal buchen lassen sich alle Vorgänge, die die reine Finanzbuchhaltung (also nur das Journal) betreffen, erfassen. Ein Zugriff auf Aktendaten ist hier nicht möglich. Die Funktion bietet über die Registerkarten Einnahme, Ausgabe und Umbuchung alle wesentlichen Funktionen. Sie lässt sich insbesondere auch für Stornobuchungen verwenden.

Die Schaltfläche Rechnung in der Karte Ausgabe ist nur bei eingeschalteter Bilanzierung vorhanden. Sie buchen damit erhaltene Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden (wichtig für die Sollversteuerung). Wenn diese Rechnungen später tatsächlich beglichen werden, nutzen Sie die Funktion FiBu / Buchen / Rechnungen verbuchen. Dabei haben Sie später die Möglichkeit, das korrekte Buchungsdatum und Finanzkonto einzugeben.

Wie wird's gemacht?

1. Legen Sie fest, ob es sich um eine Einnahme, Ausgabe oder Umbuchung handelt. Wenn Sie eine Ausgabe auf ein Bestandskonto (Kontenklasse 0) buchen, wird Ihnen beim Buchen die Frage gestellt, ob diese Ausgabe auch als Inventar in die AfA-Liste aufgenommen werden soll.

   Geben Sie das Buchungsdatum, den Buchungstext und den Bruttobetrag ohne Vorzeichen (bei Stornobuchungen mit Vorzeichen) ein.

   Als Buchungsdatum geben Sie am besten das Datum des Kontoauszuges ein, damit die Buchhaltung leichter zu überprüfen ist.

   Sollte das Buchen mit dem Hinweis auf ein unzulässiges Buchungsdatum nicht möglich sein, überprüfen Sie in den allgemeinen Einstellungen das erstzulässige Buchungsdatum.

   Buchen Sie Stornobuchungen mit dem gleichen Buchungsdatum wie die zu stornierende Buchung. Achten Sie darauf, dass der Buchungsbetrag nun mit dem entgegengesetzten Vorzeichen eingegeben wird (in der Regel mit einem Minuszeichen). 6. Fügen Sie dem Buchungstext noch einen eindeutigen Vermerk hinzu, der erkennen lässt, dass es sich um eine Stornierung handelt.

   Umbuchungen mit einem positiven Betrag stellen den Betrag für das im Feld von Konto ausgewählte Konto ins Soll und schreiben den Betrag dem im Feld auf Konto ausgewählten Konto gut. Bei Umbuchungen ist auf die korrekte Zuweisung anteiliger Umsatzsteuer zu achten.

Buchungsbetrag: Plus oder Minus

Gelegentlich vorkommende Einnahmen auf ein Aufwandskonto können nicht als Einnahme und Ausgaben auf einem Erlöskonto nicht als Ausgaben gebucht werden. Sie buchen solche Beträge mit einem Minuszeichen. Diese Einschränkung gilt nur für die Kontenklassen 4 und 8. .

Wie wird's gemacht?

1. Geben Sie die Konten (Sach- und Finanzkonto) ein.

   Tragen Sie den Mehrwertsteuersatz ein. Das Programm schlägt automatisch den Mehrwertsteuersatz vor, der im Kontenplan dem Sachkonto zugeordnet wurde.

   Geben Sie einen anderen Mehrwertsteuersatz als den Vorschlagswert ein, so erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob der angegebene Mehrwertsteuersatz richtig ist.

   In der Kontenklasse 0 kann keine Vorsteuer gebucht werden. Buchungen, die Vorsteuer beinhalten, müssen deshalb aufgeteilt werden:

   Buchung des Nettobetrages auf das Konto in der Kontenklasse 0.

   Buchung der Vorsteuer auf das Konto 4000, wo sie automatisch mit 100% gebucht wird.

   Die Aufteilung wird auch automatisch vom Programm vorgenommen, wenn Sie dazu bei der Buchung den tatsächlichen Mehrwertsteuersatz angeben. Beim Buchen werden dann zwei Buchungssätze erzeugt: Ein Buchungssatz auf dem Konto 4000 mit der reinen Vorsteuer und ein Buchungssatz auf dem entsprechenden Sachkonto mit dem Nettobetrag.

   Geben Sie ggf. eine Belegnummer ein. Werden Belegnummern automatisch vergeben, wird die Buchung mit der nächstfolgenden Belegnummer verbucht.

Journal

Das Journal dient der Auswertung sämtlicher Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltung. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung zu entsprechen. Sie muß klar und jederzeit nachprüfbar sein und erfordert deshalb eine chronologische Ordnung. Im Journal, das auch Grundbuch, Tagebuch oder prima Nota genannt wird, sind alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge festzuhalten. Nur so kann jede einzelne Buchung während der Aufbewahrungsfrist schnell zurückverfolgt und mit den entsprechenden Belegen nachgewiesen werden.

Mit dieser Funktion erhalten Sie die Buchungen eines bestimmten Zeitraumes als Liste oder in Einzelkonten, auf dem Bildschirm oder im Druck.

Die Auswertung lässt sich mit den verfügbaren Auswahlkriterien variabel eingrenzen und an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen. Insbesondere können z.B. in den Feldern Sach- und / oder Finanzkonten die Kontenbereiche 1000-1099, 4000-4999, 8000-8020 u. a. ausgewertet werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, die ausgegebenen Buchungen nach verschiedenen Merkmalen zu sortieren.

Sollte es erforderlich sein, fehlerhafte Buchungssätze zu entfernen, sind diese zu stornieren und / oder neu einzubuchen oder umzubuchen. Unter Stornieren versteht man die Umkehrbuchung einer bereits erfolgten, aber unrichtigen Buchung.

Markieren Sie die betreffende Buchung im Journal mit der linken Maustaste. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Buchungssatz an und wählen in dem Kontextmenü die Funktion Stornieren. Beachten Sie, dass bereits endgültig gebuchte Vorgänge in der Finanzbuchhaltung nicht mehr geändert werden dürfen und die Stornierung dokumentiert wird.

Neue Konten anlegen

Wie wird's gemacht?

1\. Geben Sie in das Feld Kontonummer eine neue Kontonummer ein.

2\. Drücken Sie die Tabulator-Taste.

3\. Geben Sie die weiteren notwendigen Angaben ein.

4\. Soweit es sich um Finanzkonten handelt, können Anfangsbestände sofort eingetragen werden.

5\. Sollen die Buchhaltungsdaten elektronisch an einen Steuerberater übergeben werden, können Sie jedem Konto ein entsprechendes Konto des DATEV-Kontenrahmens zuweisen und dieses ggf. als Automatik-Konto definieren.

6\. Für die mehrzeilige doppelte Buchführung und die Bilanzbuchhaltung müssen den jeweiligen Konten die entsprechenden Umsatz- und Vorsteuerkonten zugewiesen werden, um automatische Splitt-Buchungen zu ermöglichen. Die Sach- und Erlöskonten werden jeweils netto bebucht.

7\. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen mit Klicken auf den Button Speichern ab.

Vorhandene Konten editieren

Wie wird's gemacht?

1\. Geben Sie in das Feld Kontonummer die gewünschte Kontonummer ein!

2\. Drücken Sie die (Tab) Taste.

3\. Das gewünschte Konto wird aufgerufen, und Sie können es nun entsprechend editieren.

4\. Nach Abschluß der Bearbeitung drücken Sie den Button Speichern, um die Änderungen dauerhaft zu speichern!

Konten löschen

Grundsätzlich wird davon abgeraten, nicht mehr verwendete Konten aus dem Kontenplan zu löschen. Es wird eher empfohlen, diese lediglich zu deaktivieren.

Wie wird's gemacht?

1\. Soweit ein Konto tatsächlich gelöscht werden soll, stellen Sie zunächst über das Journal sicher, dass es tatsächlich nicht bebucht worden ist.

2\. Tragen Sie in das Feld Kontonummer die gewünschte Kontonummer ein.

3\. Drücken Sie die (Tab) Taste.

4\. Löschen Sie die Kontenbezeichnung.

5\. Drücken Sie den Button Speichern, um das ausgewählte Konto endgültig zu löschen.

Anzeigen/Drucken

Mit der Funktion OP-Liste anzeigen / drucken können Sie sich offene Rechnungen anzeigen lassen und bearbeiten.

Die OP-Liste kann für definierte Zeiträume ausgegeben werden. Die Ausgabe der OP-Liste kann mit oder ohne Aktenbezeichnung, Empfängeradressen sowie bezahlte Rechnungen erfolgen.

Die verfügbaren Auswahlkriterien grenzen die OP-Liste zudem ein, um konkrete Rechnungen zu suchen. Berücksichtigen Sie bei der Suche, dass ggf. * als Platzhalter verwendet werden sollten.

Einträge ändern

Wie wird's gemacht?

1. Lassen Sie sich die OP-Liste anzeigen!

2. Markieren Sie die zu editierende Rechnung mit der linken Maustaste.

3. Klicken Sie die gewählte Rechnung mit der rechten Maustaste an und wählen in dem Kontextmenü die gewünschte Funktion aus

4. Beachten Sie, dass das Löschen einzelner Rechnungssollstellungen keinerlei Auswirkung auf das Aktenkonto oder das Journal hat.

Monats- und Quartals-Statistik

Diese Funktionen dienen der statistischen Auswertung des Mahnwesens, um der Kanzlei einen Überblick über Außenstände, sortiert nach Mahnstufen, zu geben. Die Auswertung der gesamten Außenstände kann tabellarisch oder grafisch erfolgen.

Das Programm Zahlungsverkehr kann

\- Überweisungen auf die üblichen Formulare der Banken, Sparkassen und Postgiroämter drucken,

\- Überweisungen und Lastschriften im Disketten-Clearing-Verfahren (DCV) auf Disketten erstellen,

\- Überweisungen und Lastschriften per BTX online erstellen.

Mehr über das DC-Verfahren erfahren Sie aus einer Informationsbroschüre, die Ihnen Ihr Geldinstitut sicher gerne zur Verfügung stellt.

Voraussetzungen

Kommunikationsgerät, z.B. Modem DBT-03, ISDN-S0-Controller,

BTX-Zugangsberechtigung,

Software für den Zahlungsverkehr mit BTX.

Überweisungsträger erfassen

Mit dieser Funktion erstellen Sie Überweisungsformulare. Auf dem Bildschirm wird Ihnen ein solches Formular angezeigt, das Sie ausfüllen können.

Empfänger Unter Empfängeradressnummer versteht man die Adressnummer Adresse des Zahlungsempfängers. Soll z.B. ein Betrag von Adressnummer 01 für Adressnummer 601 überwiesen werden, wird hier die Adressnummer 601 eingetragen. Nach Bestätigung der Eingabe wird im oberen Teil des Bildschirms die Adresse des Zahlungsempfängers angezeigt (Vorname, Name, Anschrift, Bankverbindung). Ebenso ist es möglich, eine Aktennummer einzugeben. Bei Eingabe des Korrespondenzbuchstaben R, wird der unter Einstellungen festgelegte Betreff eingelesen und in das Feld Verwendungszweck geschrieben, ansonsten die Aktennummer und die Aktenbezeichnung. Um auf nicht gespeicherte Empfängeradressen zuzugreifen, füllen Sie die entsprechenden Felder wie Name und Bankverbindung manuell aus. So erstellte Überweisungsformulare können nicht gespeichert, sondern müssen sofort gedruckt werden.

Auftraggeber Hier ist die Adressnummer des Absenders Adressnummer einzugeben, um von unterschiedlichen Konten aus überweisen zu können. Man erstellt dazu eigene Adressen mit verschiedenen Konten. Nach Bestätigung der Eingabe wird im oberen Teil des Bildschirms die Adresse des Zahlungsempfängers angezeigt (Vorname, Name, Anschrift, Bankverbindung). Eine manuelle Eingabe des Auftraggebers ist nicht möglich.

Betrag Eingabe des Betrags (z.B. 1000,35), keine Vorzeichenangabe notwendig.

Verwendungszweck Der Verwendungszweck wird auf dem (optional) Überweisungsträger mit ausgedruckt und beinhaltet i. d. R. den Grund der Zahlung in Kurzfassung. Eine Eingabe des Verwendungszwecks ist nur bei Bedarf notwendig. Wir empfehlen jedoch mindestens die Angabe der Aktennummer.

Datum Es wird das aktuelle Datum vorgeschlagen, aber es kann auch ein anderes eingegeben werden.

Lohnbuchhaltungsdaten speichern

Um die Daten für RA WIN 2000 zu speichern, wählen Sie in der Lohnbuchhaltung den Befehl Datei / Exportieren / Buchungsliste\... .Suchen Sie sich dann den Zeitraum aus und klicken Sie auf Drucken. Geben Sie dann ein Verzeichnis an, in dem die Daten gespeichert werden sollen (Empfohlen: \RA2000) und klicken dann auf Speichern. Die Daten sind nun für den Import bereitgestellt. Beachten Sie, dass der Dateiname Buchungs.lex beibehalten wird.

Lohnbuchhaltungskonten bearbeiten

Wenn Sie an den RA WIN 2000-Lohnkonten (41xx) nichts geändert haben, können Sie eine von uns vorgefertigte Lexware Kontendatei benutzen.

Dazu müssen Sie aus dem Verzeichnis \RA2000\Org die Datei lg_lart.btw in das Lohn und Gehaltsverzeichnis (\Loge32\Daten) kopieren. Dabei werden eventuell angelegte Lexware-Konten überschrieben.

Weitere Änderungen an den Konten können Sie in der Lohnbuchhaltung unter Verwaltung\Kontenverwaltung vornehmen. Klicken Sie dazu in der Maske Allgemeine Angaben Seite 1 von 2 auf Weiter und geben dann die entsprechenden RA WIN 2000 Kontonummern ein. Danach klicken Sie auf Speichern.